NOLA.com | The Times Picayune 决定创建一个常青的弹出式电子通讯；我的职责是研究、构思、创建、策划、撰写、推广和发佈它（当然也需要一些帮助）。
这些电子通讯的筹备工作是一种非同步的体验——读者註册，然后开始每周收到一次通讯，并在他们全部收到后停止。 这些通讯中的内容必须是常青的，因为任何读者都可以随时订阅。
我们从构思到完成的过程大约花了三周时间：
第一阶段：研究
我首先对其他新闻编辑室创建的类似内容进行了一些研究；我专门寻找常青的弹出式新闻通讯。我订阅了多款通讯，以了解它们在发布过程中的所需工作和进展。
这些是我发现的一些时事通讯：
- #HowToTucson from #ThisIsTucson
- Special Series from the Harvard Business Review
- Unshaken: Earthquake Prep from the LA Times
第二阶段：构思
我们反复思考了很多想法。我跟熟悉文库和常青内容的专题编辑 Annette Sisco 一起想了很多可能方法：历史建筑、园艺、新奥尔良的基本烹饪技巧、公路旅行目的地、家庭活动、捕捉新奥尔良的文化和精粹等等。
我们在讨论过程中想到以下问题：
- 我们的受众最感兴趣的是什麽？
- 我们有哪些主题的常青典藏内容足够用于电子通讯？
- 该主题是否有足够吸引力，能持续 6 至 8 周的时间？
我们最后选定了製作一份飓风防备的通讯，因为它既及时也够实用，而且过去 10 年我们都有不少关于飓风的内容。
第三阶段：开始创建
我在 Campaign Monitor 中创建了整份电子通讯，这是组织第一次 [利用这平台]。我们一般将时事通讯内置于 BLOX（我们的内容管理系统）中，并以 Campaign Monitor 发送出去；而 Campaign Monitor 中内置的任何内容都能用于启动时事通讯。在 BLOX 中，我们的软件开发人员构建了一个模板，编辑和记者只需选择电邮中包含的内容素材。使用 Campaign Monitor 为我们提供了比平常更大的灵活度。 我们确保 NOLA.com 的飓风中心品牌贯彻一致，但在格式和设计方面提供更多选择。
Campaign Monitor 非常易于使用，我很快就能上手。我创建了一个新的自动化程序，并构建了一个包含六周电子通讯的过程。我首先构建了一个模板（我选择了一个预先创建的设计模板，并按我们的需要作出了微调）；然后，我在每周通讯之间设定了 7 天的间隔时间。
我们没有在第一封电邮通讯之前加入时间间隔，以便人们在订阅时就即能收到它，而不是一周之后。
第四阶段：策划
基本设定准备好报，就该决定每封电邮通讯的内容了；这意味我们需要深入了解我们既有的文库内容。我搜索了以下关键字：飓风、风暴、艾达、卡特里娜飓风、疏散、提前防备等等。
我整理了几十个故事，并开始将它们分类。我将它们全部组织好放在试算表中，并让一些新奥尔良本地居民和本土文献爱好者帮我填补空白。
我们确认了一批内容本身是常青但有提及了部份具时效性的东西（比如飓风艾达）的故事。对于这些，我透过複製每个故事、更新和删除信息、稍微设定原刊日期和重新发布来优化内容，并确保所有记者署名完整准备。我最喜欢的过时参考资料是 2013 年的一个关于带同孩子一併疏散撤离的故事，该文建议父母带上便携式 DVD 播放器来让他们的孩子能有消遣娱乐。
在这部份过程的最后，我们跟最终发布成品尚有一些距离。我们知道疏散是一个非常重要的话题，但我们没有很多常青的内容来涵盖新奥尔良的人流管理系统，或是自愿和强制疏散之间的区别等题目。为了填补这些空白，我们找到记者 Carlie Wells 帮助，她从事飓风防备的专题内容方面长达十年；她还为所有与食物相关的提前防备工作，建立了一个起始页面。
第五阶段：撰写内容
因为所有内容都是常青的，所以唯一需要的原创内容就是文首介绍。只要确定好每周的主题后，我就为每篇通讯的开头写了 1 至 2 段简介文案。我们想让它保持简洁，特别是针对使用移动装置浏览的读者，因为在移动装置上滚动阅读的所需时间明显长于桌面阅读。
第一段是 1 至 2 句该周主题的简介；然后，我们加入一段来鼓励读者跟别人分享这通讯，或是邀请读者提出任何与飓风相关的问题，好让我们能帮助解答。我们最基本的目标是为需要的人提供重要的飓风相关信息，这两种形式都能达到这个目的。
第六阶段：推广
由于飓风在新奥尔良很常见，而且大多数居民都曾经历过数次飓风，我希望受众参与能成为我们的推广策略的重心。
我们的大多数社交媒体帖文都以问题为中心，以鼓励读者提供意见，例如问读者的飓风防备必需品中哪一件最重要。
我们决定在 Instagram（包括故事和网格图）、Twitter、Facebook（NOLA 的主页和 NOLA 的飓风中心页面）上进行推广。我也为每个平台拟好了内容规划、撰写文案、选取照片、设计图像和编定发帖日程。
第七阶段：启动
当所有的部分已准备就绪时，通讯就该面世了。由于通讯发布是自动化的，只要启动了就无需再作任何内容编辑；而且因为所有内容都没有时效性，也无需作任何修改。通讯将会自动运作，并将持续发送直至我们将其关闭。
其他注意事项：以不造成伤害为前提
在新奥尔良，飓风这主题可能是不少经历过卡特里娜和艾达等风灾的人们的一个创伤来源。在设计此通讯过程中，我们必须在帮助人们为飓风季提前作防备和唤起创伤之间取得平衡。这决定了我们使用的措词、配图照片的选择，以及我们涵盖的主题。
我们决定避免选用直接指涉艾达风灾破坏的图像。当我浏览图库照片时，它们大多都是空荡荡的街道和乌云满佈的天空，而非被摧毁的民房和洪水。当我们询问人们如何为飓风季作防备时，我们问 “你会分享哪些最好的飓风疏散的实用建议？” 而不是问 “面对暴雨来袭，你会撤离去哪裡？” 这些修辞的微调有助我们向读者提供重要信息，而不会让他们想起他们曾经历过的创伤。
我们还也尽量平衡读者期望，因为很多新奥尔良人可能已有扎实的飓风防备基础知识，但同时我们希望这份通讯能够触及并助益所有读者，不论他们在这方面的认知水平如何。我们的目标是确保内容对每个人都带来帮助，无论这是他们第一次还是第二十次面对飓风来袭的经验。