Эта статья Гии Кастелло – третья в серии материалов Chicas Poderosas – международной группы, продвигающей идеи женского лидерства и собирающей информацию, необходимую для формирования будущего журналистики. Прочитайте первую и вторую статьи серии. За работой организации можно следить в Twitter, Instagram и Facebook.
Одна из самых трудных задач для журналистов и издателей медиа – адаптироваться в быстро меняющейся ситуации к новым идеям и методам, особенно когда приходится организовывать работу команды удаленно. Порой кажется, что все дедлайны были пропущены еще вчера.
Если у вас нет нужных инструментов или если эти инструменты не приспособлены к потребностям вашей команды и вашего проекта, работать с разбросанными по всему миру коллегами и успевать заканчивать дела в срок становится все труднее.
Я руковожу проектом Chicas Poderosas ("Сильные женщины") – сообществом журналисток, живущих и работающих в 18 странах Латинской Америки.
Человек, управляющий проектом, должен обеспечить его запуск, планирование, контроль над тем, как команда выполняет поставленные задачи, – все это нужно для достижения общей цели. Другими словами, я обеспечиваю, чтобы у команды были необходимые ресурсы, организую мероприятия и слежу за тем, чтобы все произошло в нужные сроки.
В этой статье я дам несколько советов: расскажу об инструментах и методах, которые руководители проектов могут использовать, чтобы облегчить работу и добиться поставленных целей.
Использование метода мозгового штурма
Для проведения коллективного обсуждения проблем (мозгового штурма) можно использовать интерактивные доски, например Jamboard. Jamboard позволяет членам команды одновременно публиковать тексты, писать комментарии и даже рисовать.
Новые инструменты
Существует масса инструментов и методов, подходящих для организации разнообразных проектов, но важно помнить, что такие инструменты всегда приходится подгонять под потребности вашей команды. Единой методики работы, подходящей для любой организации, не существует. Вы должны выбрать ту методику, которая идеально подойдет для вашей команды.
Лучший для вас инструмент не обязательно должен быть самым новым, сложным или автоматизированным. Лучший инструмент – всегда тот, что органичнее всего вписывается в работу вашей команды, подходит для вашего проекта и для всех заинтересованных в проекте сторон.
Если вы думаете, что нашли подходящий для своего проекта инструмент, обязательно запланируйте пробную сессию, чтобы ваша команда смогла его испробовать, задать вопросы и рассказать о своих проблемах.
Отслеживание выполнения заданий и графика работы
Во время самой первой, посвященной планированию, встречи важно составить список всех ресурсов и необходимых дел, чтобы потом занести всю эту информацию в график работ. Для рассчитанных на долгое время проектов я всегда использую календарный график (график Гантта). Это инструмент визуализации дает возможность увидеть, сколько времени вы собираетесь потратить на различные задачи в рамках конкретного проекта. При желании можно сделать диаграмму очень сложной и детально проработанной. Я же действую по принципу – чем проще, тем лучше.
Недавно мы проводили медиатон (Chicas Poderosas Mediathon) – двухдневное мероприятие, на которое собралась сотня журналистов, дизайнеров и разработчиков. Участники использовали инновационные платформы, совместно работая над журналистскими проектами, посвященными малоизвестным, но важным историям.
Планирование этого мероприятия заняло шесть месяцев, а график работы выглядел так:
Следить за отдельными делами, занесенными в график, мне помогает инструмент Trello. Каждое дело отражено на отдельной вкладке, и его можно поручить кому-то из членов команды. Информация на вкладках может включать дедлайны и оповещения. Trello совместим с другими инструментами, включая инструменты Google Drive.
Во время еженедельных встреч Chicas Poderosas мы обновляем информацию в Trello, проверяем, что делал каждый член команды, а также раздаем и записываем задачи на следующую неделю.
Организуйте регулярные встречи
Одна из важнейших вещей при организации проекта – правильно организованное общение. Организуйте регулярные – еженедельно или раз в две недели – встречи членов своей команды. Такие встречи можно проводить на платформах Hangouts или Skype, а я лично предпочитаю Appear.in.
Лучше всего проводить такие встречи всегда в одно и то же время – ведь важно, чтобы все могли на них присутствовать. Если возникнет необходимость поменять время, используйте инструмент Doodle, с помощью него легко назначать встречи с людьми, находящимися в разных временных зонах.
Другой важнейший инструмент для ежедневного общения – платформа Slack. Можно открыть отдельные чаты для своей команды и сделать их открытыми или закрытыми.
Отслеживание влияния
И последнее – важно отслеживать, какое воздействие оказал ваш проект. Существует несколько способов измерить такое влияние – выбор зависит от вашей организации или вашего проекта. Для журналистов такими метриками могут быть количество комментариев, просмотров статей или видео, информация о том, сколько раз вашим материалом поделились в социальных медиа или о непосредственных социальных изменениях, вызванных вашим материалом.
Что бы вы ни выбрали, помните, что данные всегда помогают нам принимать лучшие решения. Договоритесь с вашей командой и решите, в какой именно области вы хотите отслеживать влияние вашей организации. Потом разработайте стратегию и обсудите, как вы будете делать это на практике.
Начинайте планировать, создавать и претворять свои идеи в жизнь!
Источник основной фотографии Eric Rothermel, лицензия CC сайта Unsplash.