Este artigo, escrito por Gia Castello, é o terceiro de uma série da Chicas Poderosas, uma comunidade global que promove a liderança feminina e gera conhecimento. Leia o primeiro e o segundo artigo e siga a Chicas Poderosas no Twitter, Instagram e Facebook.
Uma das coisas mais difíceis para jornalistas e produtores de mídia é se adaptar a novas ideias e novas metodologias em um ambiente acelerado, especialmente ao gerenciar uma equipe remotamente. (E o prazo sempre parece que é para ontem.)
Ter colegas de trabalho em todo o mundo e se manter em dia com as atividades, torna-se mais difícil sem as ferramentas certas, ou se essas ferramentas não são adaptadas às nossas necessidades.
Eu sou a gerente de projetos da Chicas Poderosas, uma comunidade de mulheres da mídia espalhada por 18 países da América Latina.
O gerenciamento de projetos é a prática de iniciar, planejar, controlar e executar o trabalho de uma equipe para atingir metas específicas. Em outras palavras, organizo recursos e atividades em cronogramas para fazer nossos planos acontecerem.
Neste artigo, apresentarei algumas dicas, ferramentas e metodologias que você pode usar se dirige um projeto remotamente e deseja aliviar as dores de cabeça e atingir suas metas.
Brainstorming
Ao discutir uma história ou um projeto com sua equipe, você pode usar quadros visuais remotos como o Jamboard. O Jamboard exibe notinhas virtuais e permite que sua equipe crie caixas de texto, escreva comentários e até mesmo desenhe.
Adotando novas ferramentas
Existem muitas ferramentas e metodologias por aí que promovem uma melhor organização e gerenciamento de projetos, mas é fundamental sempre fazer ajustes e adaptá-las à natureza de sua equipe. Não existe uma metodologia única que possa ser adaptada a todas as organizações. É sua responsabilidade torná-la perfeita para sua equipe.
A melhor ferramenta não é a mais recente ou a mais complexa e automatizada. A melhor ferramenta é sempre aquela que é mais natural para a sua equipe, seu projeto e as outras partes interessadas envolvidas.
Se você encontrar uma nova ferramenta que deseja implementar, sempre reserve um tempo para agendar sessões de integração para que sua equipe possa praticar seu uso, fazer perguntas e compartilhar seus desafios.
Acompanhando tarefas e cronogramas
Durante as sessões iniciais de planejamento, é importante fazer uma lista de todos os recursos e atividades que precisam ser realizadas para que você possa definir posteriormente em uma linha do tempo. Eu sempre faço um gráfico de Gantt para projetos de longo prazo. Os gráficos de Gantt são ferramentas visuais que ajudam a ilustrar a dedicação esperada de tempo para diferentes tarefas ou atividades de um projeto específico. Você pode torná-lo tão complexo ou detalhado quanto precisar ou quiser. Eu sempre gosto de manter as coisas simples.
Recentemente, organizamos uma Mediathon da Chicas Poderosas. Mediathons são eventos de dois dias, durante os quais 100 jornalistas, designers e desenvolvedores se reúnem para trabalhar colaborativamente em histórias pouco divulgadas usando plataformas inovadoras.
O planejamento do evento foi um projeto de seis meses semelhante a isto:
Para acompanhar as atividades individuais no gráfico, outra ferramenta que eu adoro é o Trello. Cada tarefa é seu próprio cartão, que pode ser atribuído a um membro da equipe e pode incluir prazos e alertas. O Trello tem integrações com outras ferramentas, como o Google Drive.
Em nossas ligações semanais da Chicas Poderosas, atualizamos o quadro Trello, checamos o que cada Chica fez e criamos e nos apropriamos de novas tarefas para a próxima semana.
Comunicando regularmente
Ao executar um projeto, a comunicação é fundamental. Organize reuniões periódicas com sua equipe — semanal ou quinzenalmente. Você pode realizá-las no Hangouts, no Skype ou no meu favorito pessoal, o Appear.in.
Uma boa prática é sempre agendá-las no mesmo dia e mesma hora, pois é importante que todos possam participar. Se você precisar mudar os horários, o Doodle pode ajudá-lo a programar em fusos horários diferentes.
Outra ferramenta fundamental para a comunicação diária é o Slack. Você pode configurar canais de mensagens para equipes e defini-las como privadas ou abertas.
Medindo impacto
Por fim, meça o impacto de cada projeto. Existem várias maneiras de medir o impacto, e dependerá da natureza de sua organização ou projeto para determinar qual é a melhor. Para jornalistas, pode ser o número de vezes que um conteúdo foi compartilhado ou visualizado nas redes sociais, os comentários recebidos dos leitores ou uma mudança social direta.
Seja o que for, leve em conta que os dados sempre nos ajudam a tomar decisões melhores. Crie estratégias com sua equipe para determinar o tipo de impacto que você deseja que sua organização acompanhe. Em seguida, faça uma lista das possíveis maneiras de medir esse impacto e desenvolva uma estratégia e um processo para alcançá-lo.
Comece a planejar, construir e fazer as coisas acontecerem!
Imagem principal sob licença CC no Unsplash via Eric Rothermel.