يواجه الصحفيون والمسؤولون في وسائل الإعلام صعوبة في التكيّف مع الأفكار والمنهجيات الجديدة، لا سيما عند إدارة الفريق عن بُعد.
وتقول كاتبة هذا المقال جيا كاستلو إنها مديرة برنامج تابع لـChicas Poderosas، الذي يضمّ مجموعة من النساء في وسائل الإعلام المنتشرة في 18 دولة في أميركا اللاتينية، مشيرةً الى أنّ إدارة المشروع تبدأ من التخطيط إلى المراقبة وصولاً لتنفيذ وتحقيق أهداف محددة. وقالت: "أقوم بتنظيم الموارد والأنشطة في إطار زمني لكي أنفذها".
وقدّمت كاستلو بعض النصائح والأدوات والمنهجيات التي يمكن للصحفيين استخدامها إذا كانوا يعملون كمدراء مشاريع:
العصف الذهني
عند تبادل الأفكار أو المشروع مع فريقك، يمكنك استخدام ألواح بصرية عن بعد مثل لوح الكتابة Jamboard، الذي يسمح للفريق بإنشاء مربعات نصية في وقت واحد وكتابة التعليقات وحتى الرسم.
اعتماد أدوات جديدة
هناك الكثير من الأدوات والمنهجيات التي تعمل على تحسين إدارة التنظيم والمشاريع بشكل أفضل، ويمكن إجراء تعديلات وفقًا لطبيعة فريقك، إذ لا توجد منهجية واحدة يمكن تكييفها مع جميع الفرق. ولهذا عند إيجاد أداة جديدة تريد تنفيذها، خذ دائمًا الوقت الكافي لجدولة الجلسات، حتى يتمكن فريقك من التدرب على استخدامها وطرح الأسئلة ومشاركة تحدياتهم.
تتبع المهام والجداول الزمنية
أثناء جلسات التخطيط الأولى، على مدير المشروع وضع قائمة بجميع الموارد والأنشطة التي يريد تحقيقها والتي يمكنك تحديدها لاحقًا في جدول زمني، ولفتت الكاتبة الى أنّها تستخدم مخطط غانت للمشاريع طويلة الأجل، علمًا أنّ هذا المخطط هو نوع من التخطيط الشريطي الذي يوضح الجدول الزمني للمشروع، ويساعد في توضيح الوقت المتوقع للإنتهاء من المهام والأنشطة المتعلقة بمشروع معين.
ولفتت الكاتبة الى أنّ Chicas Poderosas نظّم تدريبًا لمدة يومين، التقى فيه 100 شخص من الصحفيين والمصممين ومطوري العمل للتعاون وطرح أفكار وتنفيذ قصص باستخدام منصات مبتكرة.
وأضافت: "لتتبع الأنشطة الفردية في المشروع، هناك أداة أخرى أحبها وهي Trello التي تقسم كلّ مهمة وتعطيها بطاقتها الخاصة، ويمكن أن تشمل المواعيد النهائية والتنبيهات، وهي تحتوي على تكامل مع أدوات أخرى مثلGoogle Drive ".
وفيما يلي مثال على مخطط لـ6 أشهر:
التواصل بانتظام
عند تنفيذ المشروع، يكون التواصل هو المفتاح، لذلك قم بإعداد اجتماعات دورية مع فريقك، بشكل أسبوعي أو كل أسبوعين، ويمكنك الحصول عليها على Hangouts أو Skype أوMy Appear.in، وإذا كنت بحاجة إلى تبديل الأوقات، يمكن أن يساعدك Doodle في تحديد مواعيد زمنية مختلفة.
والجدير ذكره أنّ الأداة الرئيسية الأخرى للاتصال اليومي هي سلاك.
تتبع الأثر
أخيرًا ، قم بقياس تأثير كل مشروع، وهناك طرق كثيرة لقياس التأثير بحسب طبيعة مشروعك. بالنسبة للصحفيين، يمكن أن تكون المشاركات على وسائل التواصل الاجتماعي أو المقالات أو مشاهدات الفيديو أو التعليقات الواردة من القراء.
وتنصح الكاتبة الصحفيين أن يضعوا في الاعتبار أن البيانات تساعدنا دائمًا على اتخاذ قرارات أفضل، ولذلك على مدراء المشاريع تحديد نوع التأثير الذي يريدون أن تتبعه مؤسستهم أو أن يحققه مشروعهم، ثمّ وضع استراتيجية عمل والسعي لتحقيقها.
الصورة الرئيسية حاصلة على رخصة الاستخدام على أنسبلاش بواسطة إريك روثمرمل.