Este artículo, escrito por Gia Castello, es el tercero de una serie a cargo de Chicas Poderosas, una comunidad global que promueve el liderazgo femenino y genera recursos para darle forma al futuro del oficio periodístico. Lee las primeras entregas aquí y aquí, y sigue a Chicas poderosas en Twitter, Instagram y Facebook.
Una de las cosas más difíciles para periodistas y profesionales de los medios es adaptarse a nuevas ideas y nuevas metodologías en un entorno acelerado, especialmente cuando se gestiona un equipo de forma remota –y la fecha de entrega siempre parece que fue ayer.
Tener compañeros de trabajo en todo el mundo e intentar mantenerse al tanto de las actividades que el equipo desarrolla día a día se hace más difícil sin las herramientas adecuadas, o si esas herramientas no se adaptan a nuestras necesidades.
Soy directora de proyectos de Chicas Poderosas, una comunidad que promueve el empoderamiento de las mujeres en los medios de comunicación, y que está repartida en 18 países de América Latina.
La gestión de proyectos consiste en iniciar, planificar, controlar y ejecutar el trabajo de un equipo para lograr objetivos específicos. En otras palabras, organizo los recursos y las actividades en líneas de tiempo para que las cosas sucedan.
En este artículo doy algunos consejos, herramientas y metodologías que puedes utilizar si diriges un proyecto remoto y quieres reducir los dolores de cabeza y alcanzar tus objetivos.
Brainstorming
Al intercambiar ideas sobre una historia o proyecto con tu equipo, puedes usar paneles visuales remotos como Jamboard. Jamboard tiene post it virtuales y permite crear cuadros de texto, escribir comentarios e incluso dibujar simultáneamente.
Adopción de nuevas herramientas
Existen muchísimas herramientas y metodologías que promueven una mejor organización y gestión de proyectos, pero es fundamental hacer ajustes y adaptarlas a la naturaleza de tu equipo. No existe una metodología única que se pueda adaptar a todas las organizaciones. Es tu responsabilidad perfeccionarla según tus necesidades.
La mejor herramienta no es la última, ni la más compleja y automatizada. La mejor herramienta es la que se sienta más natural para tu equipo, para el proyecto y para cualquier otra parte interesada.
Si encuentras una nueva herramienta que deseas implementar, tómate el tiempo de programar encuentros con tus colegas para incorporarla y que los miembros puedan practicar su uso, hacer preguntas y explorar sus problemas.
Seguimiento de tareas y cronogramas
Durante las sesiones de planificación iniciales, es importante hacer una lista de todos los recursos disponibles y de las actividades que deben llevarse a cabo y que puedes colocar en una línea de tiempo. Siempre hago un diagrama de Gantt para proyectos a largo plazo. Los diagramas de Gantt son herramientas visuales que ayudan a ilustrar la dedicación esperada en diferentes tareas o actividades de un proyecto específico. Puedes hacerlo tan complejo o detallado como necesites o desees. A mí me gusta mantenerlo simple.
Hace poco organizamos una mediatón de Chicas Poderosas. Las mediatones son eventos de dos días durante los cuales 100 periodistas, diseñadoras y desarrolladoras se reúnen para trabajar de manera colaborativa en historias poco difundidas utilizando plataformas innovadoras.
Planificar el evento fue un proyecto de seis meses que se veía así:
Otra herramienta para hacer un seguimiento de las actividades individuales en la tabla -y que me encanta- es Trello. Cada tarea tiene su propia tarjeta, que puede asignarse a un miembro del equipo y puede incluir fechas límite y alertas. Trello tiene integraciones con otras herramientas como Google Drive.
En nuestras calls semanales de Chicas Poderosas actualizamos el tablero de Trello, verificamos lo que hizo cada Chica, y creamos y nos hacemos cargo de nuevas tareas para la siguiente semana.
Comunicarse regularmente
Al ejecutar un proyecto, la comunicación es clave. Organiza reuniones periódicas con tu equipo, semanal o quincenalmente. Puedes hacerlas en Hangouts, Skype o en mi favorito, Appear.in.
Una buena práctica es que las reuniones se lleven a cabo siempre el mismo día y a la misma hora, ya que es importante que todos puedan asistir. Si necesitas cambiar el horario, Doodle puede ayudarte a programar en diferentes zonas horarias.
Otra herramienta clave para la comunicación diaria es Slack. Puedes configurar canales de mensajería de forma privada o abierta.
Medición de impacto
Por último, mide el impacto de cada proyecto. Existen varias formas de hacerlo, y será la naturaleza de tu organización o proyecto la que determine cuál es la mejor. Podría ser el contenido compartido en redes, vistas de artículos o videos, comentarios recibidos de los lectores o intercambios sociales directos.
Sea cual sea que elijas, ten en cuenta que los datos nos ayudan a tomar mejores decisiones. Arma estrategias con tu equipo para determinar el tipo de impacto al que tu organización desea prestar atención. Luego haz una lista de posibles formas de medir ese impacto y desarrolla una estrategia y un proceso para lograrlo.
¡Comienza a planificar, construir y hacer que las cosas sucedan!
Imagen con licencia Creative Commons en Unsplash, vía Eric Rothermel.