Семь советов по организации конференц-звонка через Skype

АвторAlaksiej Lavončyk
Nov 4, 2011 в Основы журналистики

Специалист по развитию СМИ Алексей Лявончик, который ранее предоставил IJNet рекомендации по использованию Календаря Google, предлагает свои советы по организации телефонной конференции через Skype.

Несмотря на то, что такие инструменты, как Skype, Google Talk и Google Documents, являются наиболее часто используемыми приложениями для дистанционного общения во всем мире, знать об этих приложениях не всегда означает умело их использовать. Я часто сталкиваюсь с людьми, которые не умеют проводить телефонные конференции, хотя у них есть Skype и они знают, как запустить конференц-звонок.

Проблема заключается или в плохой командной организации, или в медленном соединении у одного из участников звонка. Skype подстраивается под скорость участника с самым медленным соединением, поэтому, если один из собеседников не сможет подключиться к звонку, конференция оборвется.

Вот мои рекомендации, большинство из которых подсказаны всего лишь здравым смыслом:

  1. При организации дистанционного общения для команды, члены которой находятся в постоянном движении, убедитесь, что вы используете канал, требующий минимальной скорости . Мобильные версии Skype и другие программы голосовой связи перегружают нестабильные мобильные каналы и часто не приспособлены для работы со слабыми мобильными процессорами. Если у вас длинный список контактов, при загрузке Skype или во время звонка телефон может зависнуть, что является частой проблемой при использовании iPhone и iPad. Для решения этой проблемы старайтесь не пользоваться оригинальными версиями программ голосовой связи, какой является Skype, а используйте текстовые программы, такие как IM или Jabber. Они поддерживают только текстовые сообщения, но зато никогда не зависнут.

  2. Если вы пользуетесь мобильным устройством, синхронизируйте его только с одним аккаунтом почты. Если у вас более одного электронного адреса, установите переадресацию сообщений на адрес, синхронизированный с вашим мобильным телефоном. Телефоны iPad и Nokia часто зависают при синхронизации более двух аккаунтов электронной почты, особенно если на них имеется много сообщений.

  3. Старайтесь не пользоваться push-технологией, при которой сообщение, пришедшее на ваш адрес, сразу же доставляется на ваше мобильное устройство (такое как Blackberry или iPad). Используйте обычную функцию «проверить почту» каждые 30 минут или делайте это вручную – последний вариант пусть и более трудоемкий, зато он позволит вам сохранить трафик и заряд батарейки.

  4. Создайте мероприятие в Календаре Google на вашем смартфоне, работающем на платформе Android. Все участники телефонной конференции получат сообщение об этом мероприятии или встрече на их электронную почту и смогут внести его в свои календари. Пользователи других платформ могут воспользоваться мобильной версией Календаря Google и создать мероприятие на своём телефоне. Все приглашенные участники получат уведомление по электронной почте.

  5. Если вам нужно послать снимок экрана («скриншот»), воспользуйтесь Jing – бесплатной программой, позволяющей сделать снимки экрана, просто нажав на соответствующий ярлык. Сделав снимок, отправьте его с помощью функции Skype «отправить файл».

  6. Для проведения телефонной конференции с помощью Skype, вам, разумеется, будет нужен оригинальный программный клиент Skype на вашем ноутбуке или телефоне. Однако, если вы работаете с медленным каналом или с ограниченным допустимым объемом передачи данных, попросите другого участника с более высокоскоростным соединением сделать его компьютер основным компьютером конференц-звонка, так как он будет выполнять роль сервера, прогоняющего весь трафик телефонной конференции. Если ваша скорость как участника конференции всего лишь 1 MB за 2 минуты, то главный компьютер должен будет обработать это количество трафика, умноженное на количество участников конференции, что также может обойтись недешево.

  7. И последнее - никогда не посылайте файлы одновременно группе собеседников по Skype: отправка займет уйму времени. Используйте электронную почту или пошлите файл каждому участнику разговора по отдельности.

Алексей Лявончик является специалистом по СМИ и руководит проектами ФДООН по расширению возможностей масс-медиа в проведении интернет-кампаний в Беларуси и Центральной Азии.