Sete dicas para organizar uma conferência por Skype

O especialista em desenvolvimento de mídia Alaksiej Lavoncyk oferece dicas para fazer conferências por Skype com sucesso.

Embora ferramentas como Skype, Google Talk e Google Docs sejam os aplicativos de comunicação remota mais amplamente utilizados no mundo, saber sobre eles não o torna necessariamente um usuário eficaz. Com frequência, encontro pessoas incapazes de organizar as chamadas de conferência online, apesar de terem Skype e saibam como iniciar uma conferência.

O problema acontece tanto por causa de uma mal organização da equipe ou da conexão lenta de um participante. O Skype funciona na velocidade do usuário mais lento, então assim que alguém deixa de conectar ou contribui, a conferência se perde.

Aqui estão as minhas recomendações, tendo em conta que muitas delas se baseiam em bom senso.

1. Ao organizar a comunicação remota para um time que está constantemente viajando, tente usar, pelo menos, a opção de menos consumo de banda larga. Versões para celulares do Skype e outros mensageiros de voz sobrecarregam canais móveis instáveis e muitas vezes não são otimizados para trabalhar com processadores móveis fracos. Se você tem uma longa lista de contatos, o telefone pode congelar ao carregar o Skype ou durante a chamada -- esse problema acontece muitas vezes com iPhones e iPads. A solução é evitar versões originais dos mensageiros de voz como o Skype e usar substitutos de texto somente como IM ou Jabber -- eles funcionam com texto apenas, mas nunca vão congelar.

2. Se você estiver usando um dispositivo móvel, sincronize-o com apenas uma conta de e-mail. Se você usar mais de um e-mail, faço-o redirecionar para uma conta de e-mail sincronizado com o seu telefone. Os iPads e telefones Nokia podem congelar quando sincronizam mais de uma contas de e-mail -- e especialmente se for um monte de e-mails.

3. Evite usar tecnologia "push", que entrega a mensagem no seu dispositivo no mesmo minuto que chega (como em Blackberry ou iPads). Usa a opção regular de checar o correio a cada 30 minutos ou faça isso manualmente -- a última opção é mais trabalhosa, mas economiza em uma grande quantidade de tráfico de dados e em bateria.

4. Usando os smartphones do tipo Android, crie um compromisso no Calendário Google. Todos os participantes receberão este compromisso ou reunião por e-mail e podem salvá-lo diretamente em seus próprios calendários. Quem não é usuário do Android pode fazer login para a versão móvel do Calendário Google e criar compromissos de seus telefones. Todos convidados receberão notificações por e-mail.

5. Se você precisa enviar screenshots, experimente o Jing -- um software gratuito que permite que você tire uma screenshot com apenas um clique. Assim que tiver a imagem, envie com a função "send file" (enviar arquivo) do Skype .

6. Para fazer uma conferência por Skype, você precisa ser obviamente cliente do Skype original em seu laptop ou telefone. No entanto, se você estiver trabalhando com uma conexão lenta ou tem suporte limitado de dados, peça a alguém com uma banda larga maior para sediar a chamada e fazer com que o computador dessa pessoa atue como um servidor que executa todo o tráfego da conferência. Então, se você como membro da conferência utiliza apenas 1 MB por 2 minutos, o anfitrião da conferência usará esse valor multiplicado pelo número de participantes da conferência -- o que pode sair bem caro.

7. Um lembrete final: Nunca envie arquivos para um grupo por Skype. Leva um tempão para a transferência. Use e-mail ou envie a cada membro separadamente por Skype.

Alaksiej Lavoncyk é um especialista em mídia que trabalha na UNDF, dirigindo projetos na Belarus e Ásia Central sobre o crescimento da capacidade da mídia em campanhas online.