Colaborar entre países y distintas zonas horarias es un desafío que requiere de una comunicación clara y eficiente, algo que el equipo de Code For Africa (C4A) sabe bien. Tratándose de la iniciativa de tecnología cívica y periodismo de datos más grande del continente, los líderes de C4A, como el becario ICFJ Knight Jacopo Ottaviani, han desarrollado métodos para facilitar las cosas.
Ottaviani se desempeña como editor panafricano de datos en C4A, y organiza la producción de historias y el engagement con un equipo internacional de 30 personas formado por investigadores, diseñadores, desarrolladores y periodistas. El equipo ha trabajado a través de las fronteras en proyectos como Gender Gap, una base de datos interactiva y una calculadora que ayuda a los usuarios a visualizar la brecha salarial de género en los países de África. También utilizaron sistemas de organización para colaborar en InfoNile, el primer proyecto de datos abiertos de geoperiodismo del continente, que explora problemas de seguridad hídrica en la Cuenca del Nilo.
En un seminario web reciente apoyado por la Fundación Dow Jones, Ottaviani compartió consejos para armar un equipo y organizar la comunicación.
Designa un líder
Antes de lanzar un proyecto transfronterizo, los diversos equipos involucrados deben designar líderes para que todo funcione sin problemas, explicó Ottaviani.
"El equipo debe tener una persona responsable de la coordinación, porque estos proyectos involucran muchas partes móviles", dijo. "Si dejas que las cosas salgan como salgan, todo podría volverse bastante caótico, por lo que es necesario contar con una estructura clara".
El equipo de Code For Africa también utiliza Agile Methodology, un método que se originó en el mundo del desarrollo de software para optimizar la organización de proyectos. Ottaviani dijo que funciona bien para Code For Africa porque el equipo "trabaja en la intersección entre la tecnología y los medios". Al usar procesos definidos de comunicación, esta metodología subraya la importancia de poder adaptar los planes del equipo y responder a los cambios de manera rápida y sencilla.
Busca una estrategia de comunicación
Como cualquier proyecto dado podría estar conformado por ocho o nueve personas, Ottaviani dijo que usa varias estrategias diferentes para coordinar la comunicación y el desarrollo del proyecto. Una de ellas son los "standups”: reuniones diarias o semanales, a través de mensajes o en persona, donde los miembros del equipo cuentan brevemente cómo va su trabajo o plantean preguntas. Si el equipo solo quiere discutir un problema específico, se reúnen para un "sprint". La red de Code For Africa también realiza videollamadas o llamadas semanales para ponerse al día. Para los proyectos transfronterizos, Ottaviani dijo que es fundamental encontrar una hora y un día de la semana que funcione para todo el equipo.
Una vez que se inicia un proyecto, el grupo debe tomarse un tiempo para descubrir y analizar qué funciona bien y qué se puede mejorar en proyectos futuros, así como en el resto del proyecto actual.
Usa herramientas colaborativas
El equipo de Code For Africa usa Slack, Trello y Google Drive para construir una oficina virtual. La plataforma de mensajería Slack permite a los usuarios crear grupos y subgrupos para comunicarse dentro y entre equipos. Trello es un panel de control compartido con listas que permiten a los usuarios visualizar tareas. Ottaviani dijo que Trello ayuda a su equipo a establecer prioridades y determinar la carga de trabajo, ya que los usuarios pueden clasificar sus tareas en listas como "Por hacer", "En progreso" y "Hecho". También se puede crear una lista de "revisión", donde los líderes de equipo pueden verificar la calidad de las tareas terminadas. El equipo utiliza Google Docs, Google Slides y Google Sheets para trabajar en colaboración y compartir archivos.
Fomenta la relación entre el equipo
No todas las comunicaciones grupales tienen que estar estrictamente relacionadas con el trabajo. El equipo de Ottaviani tiene un canal en Slack en el que, en sus palabras, "básicamente, nos divertimos". Los miembros del equipo comparten emojis, su música favorita y otras conversaciones ligeras que ayudan a unir más al grupo.
Ottaviani agregó que las reuniones en persona ayudan a fortalecer las relaciones entre los miembros del equipo. Y recomendó a los periodistas asistir a conferencias para establecer más conexiones personales y encontrar colegas de otros países con los que trabajar.
Para más información sobre la serie de webinarios de ICFJ y Dow Jones, haz clic aquí.
Imagen con licencia Creative Commons en Unsplash, vía Andrew Stutesman.
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