فرستادن خبرنامه برای خبرنگاران، مسئولان شبکه‌های اجتماعی، مسئولان وبسایت‌ها، وبلاگ نویسان، و مسئولان ارتباطات و روابط عمومی نهادهای خبری و رسانه‌ای، مهم و مفید است.
فرستادن خبرنامه از چه نظر اهمیت دارد؟
خبرنامه وسیله‌ی ارتباط مستقیم با مخاطبانتان است. شما از این راه به طور مستقیم با آن‌ها صحبت می کنید. برای بسیاری از خبرنگاران جوان این، راهی است برای نوشتن به شیوه‌ی محاوره‌ای و خودمانی.
استفاده از خبرنامه مزیت دیگری هم دارد: داده‌های خودتان. این داده‌ها به فیس بوک تعلق ندارد، به خود شما متعلق است. می دانید خواننده‌های‌تان چه کسانی هستند، نشانی ایی‌میل‌شان را هم دارید، و می توانید به طور مستقیم و بی واسطه با آن‌ها حرف بزنید.
اعتماد اهمیت دارد: فهرست خوانندگان شما شامل افراد واقعی است که به شما اجازه داده اند نشانی ایی‌میل‌شان را داشته باشید. به این دارایی احترام بگذارید. طرح از ریشاد پاتل، نشر از: آندرا
فهرست شما
مخاطبانتان، مشترکان‌تان: نقطه‌ی آغاز
اعتماد مخاطبان مهم‌ترین بخش کاری است که انجام می دهید. هرگز از نشانی اییمیل مخاطبان سوء استفاده نکنید.
اگر حدود ده نفر را می شناسید که ممکن است به دریافت خبرنامه‌تان علاقمند باشند، از آن‌ها بخواهید که نخستین خبرنامه را برای‌شان بفرستید تا شاید از این راه بتوانید فهرستی از گیرندگان درست کنید.
مدیریت فهرست گیرندگان
اگر مخاطبانتان خبرنامه‌ها را به هر علتی باز نمی کنند یا نمی خوانند، دلیلی ندارد که هم‌چنان برای‌شان خبرنامه بفرستید. اگر فهرست گیرندگان را بررسی کردید و دیدید که مخاطبانی هستند که مدتی است خبرنامه‌تان را بازنکرده اند، آن‌ها را از فهرست گیرندگان‌تان حذف کنید.
تشکیل جامعه
خبرنامه تنها اییمیل نیست، کارت عضویت است. افزوده شدن مشترکان تازه را اعلام کنید. این کار به آن‌ها حس عضویت در یک جامعه را می دهد و به دیگران می گوید که خوانندگان مشتاق و علاقمندی دارید.
پذیرش اجتماعی، ارزشمند است.
برای دادن اطلاعات بیشتر به اعضای‌تان، تنها فرستادن خبرنامه مهم نیست. تلاش کنید با آن‌ها ارتباط برقرار کنید و رابطه‌ی شخصی داشته باشید و درهایی را برای گسترش ارتباط‌‌تان بگشایید.
محتوا
مکالمه را آغاز کنید
اگر قرار است مکالمه‌ای درکار نباشد، دلیلی هم برای ایجاد اجتماع وجود ندارد. داشتن نشانی اییمیل مخاطبانتان مهم و ارزشمند است و باید به آن‌ها احترام بگذارید. اییمیل تشکر برای‌شان بفرستید. پرسش‌های عادی را با آن‌ها مطرح کنید: چطور شد که با شما ارتباط پیدا کردند؟ از کجا با خبرنامه تان آشنا شدند؟ چه نوع محتوایی برای‌شان جالب‌تر است؟
حتی می توانید با مخاطبانتان قرار بگذارید و آن‌ها را از نزدیک ببینید و بشناسید و با آن‌ها چای یا قهوه بخورید.
منظور از سیاست تحریریه در اییمیل نگاری چیست؟
منظور آن است که باید تلاش کنید دلیل و انگیزه‌ی بازکردن اییمیل باشید و بکوشید مطالب تازه‌ای را پیدا کنید که برای‌شان جالب باشد یا به فعالیت‌شان مربوط باشد.
اییمیل شما می تواند سه مورد تازه‌ای را که جنبه‌ی خبر یا آگاهی رسانی دارند، به مخاطبان انتقال دهد. یا حاوی نکات یا راهنمایی‌های تازه‌ی فن آوری مربوط به فعالیت یا کاری که انجام می دهند، باشد.
اما مهم آن است که مطالبی که برای مخاطبان می فرستید، تازه، جالب، مربوط به حرفه و رشته‌شان، جذاب، و ساده و غیرپیچیده باشد. اگر لینکی به مطلب یا ویدیو یا فایل صوتی می دهید، حتما خودتان اول آن را ببینید، بشنوید، یا بخوانید.
ایجاز، خوب است
حتما ایی‌میل‌های‌تان را مختصر نگاه دارید و خواهان دریافت تجربه و نظر خوانندگان‌تان باشید.
طرح از ریشاد پاتل، نشر از: آندرا
چند نکته‌ی مفید و مهم دیگر در اییمیل نگاری برای خبرنامه‌های الکترونیک:
اندازه‌ی فونت را به شکلی انتخاب کنید که خواندن مطلب را ساده کند.
طرح اییمیل از نظر رنگ و تزیین، مهم است و باید جلب توجه کند.
به خاطر داشته باشید که تعدادی از مخاطبان، همه‌ی اییمیل را نمی خوانند و این را در نظر داشته باشید که باید اییمیل را به نحوی بنویسید که برای طرفداران اختصار و ایجاز هم، جالب و خواندنی باشد.
فقط در صورتی از تصویر و اینفوگرافیک و منحنی استفاده کنید که به محتوای مطلب‌تان بیافزایند و آن را غنی‌تر کنند.
سعی کنید از آشنایان و مخاطبانتان بخواهید که به آشنایان‌شان در مورد کارتان بگویند و به گسترش خبرنامه و افزایش شمار مخاطبانتان کمک کنند.
سنجش موفقیت خبرنامه
از خود بپرسید آیا کارتان اهمیتی دارید یا نه؟ آیا پاسخ‌گوی علایق یا نیازهای مخاطبان هست یا نه؟
اما اغلب اوقات، مهم آن است که از ابتدا در پی مطالبی باشید که برای خودتان جذابیت دارند و نکته‌ی مهم دیگر آن است که خوانندگان‌تان برای‌تان اهمیت داشته باشند. علاقه به حرفه‌تان، خبرنامه‌تان، و اولویت‌های مخاطبانتان هم در میان مهم‌ترین نکات لازم برای تهیه و ارسال خبرنامه است که همواره باید مورد توجه خبرنامه نویسان باشد.
تصویر اصلی از ریشاد پاتل، نشر از Undraw ( آندرا)