Три часа дня. Я сижу за столом и смотрю на книжную полку – по моему состоянию можно было бы сказать, что рабочий день закончен: я устала, и моя голова не хочет больше думать. Сейчас 2016 год, и я занимаюсь фрилансингом уже больше семи лет.
В первые годы я работала циклами: сначала вдохновенно набирала работу на очень интересные для меня темы, но в какой-то момент уставала. Обязательства никуда не девались, и в конце мне приходилось работать по 12-15 часов в день. Это чрезвычайно утомляло, и следующие две-три недели во многом уходили на отдых. А потом все начиналось сначала.
Все это время я пыталась понять, как лучше планировать свою работу. Я знала, что есть редакции, в которых нормой для журналистов, работающих на полную ставку, считалось сдавать один-два текста за день. Но у меня так не получалось, и я самой себе казалась ленивой. Я не понимала, как можно начать работу над статьей в 8:30 утра и закончить ее к обеду.
Этими размышлениями я делилась с друзьями. Подруга рассказала мне, что может работать продуктивно лишь пять-шесть часов в день. Еще одна знакомая, программистка, призналась, что работает удаленно по четыре часа в день, "но очень интенсивно". Меня мучил один вопрос: как у них получается все успевать.
Потом в моем расписании появилась еще и учеба, и мне пришлось успевать еще больше. Мне важно было понять, сколько времени нужно тратить на работу, чтобы обеспечить себя, и в какой момент можно спокойно переключаться на учебу.
Так я занялась тайм-трекингом: начала отслеживать свое рабочее время.
[Читайте также: Советы по организации работы удаленной команды]
Как считать свое рабочее время?
В разговорах о рабочей нагрузке мы нередко слышим про ненормированный день и переработки. А вот про тайм-трекинг и нормирование своего времени в журналистике слышим реже, эти методы чаще используют менеджеры, организующие работу удаленной команды, и сотрудники IT-сферы.
Что делала я? Записывала, когда начинаю и заканчиваю работать, исключала перерывы на отдых и обед. В конце каждого дня я суммировала количество времени, посвященного работе, анализировала: получилось ли сделать все запланированное? Если нет, то что мешало? Например, причинами задержки могли быть неправильно понятое задание, занимающие много времени переговоры, плохое качество аудиозаписи интервью и так далее.
Периодически я подсчитывала, сколько времени потратила за неделю на дорогу, и пыталась оптимизировать, куда и как езжу. Это, например, помогло мне понять, что из дальних командировок лучше привозить материал, на основании которого можно сделать не одну, а несколько публикации.
Отдельно я считала, сколько времени трачу на каждый текст. Так тайм-трекинг помог мне заметить, что на следующий день после напряженной и поздней работы я пишу гораздо медленнее обычного.
Благодаря всем этим подсчетам стало ясно, что время, за которое я уже слишком сильно устаю, – шесть часов и более. Затем я отняла от этого времени полчаса и установила для себя условный лимит пять с половиной часов в день, который старалась не превышать. При этом я могла начать работать в 9 утра и закончить в 3 часа дня, но могла закончить работу и в 8 вечера, если мне приходилось отвлекаться на другие дела.
Если вы тоже хотите начать отслеживать свое рабочее время, то вот мои рекомендации.
Во-первых, очень важно определить свою цель, иначе у вас не будет мотивации собирать о себе столько данных и записывать каждый свой шаг. Я, например, хотела понять, сколько времени мне нужно работать, чтобы обеспечить себя и при этом не уставать смертельно. Но этот же метод можно использовать, чтобы просчитать, чему стоит научиться, какой этап работы надо усовершенствовать, чтобы выполнять ее быстрее, и т. д.
Если вы уже определились с целью, на протяжении нескольких дней просто записывайте время работы и какие задачи выполняете. Так вы сможете увидеть, что представляет собой ваше расписание, и разобраться, на выполнение каких задач уходит большая часть времени.
Если вы хотите узнать, сколько времени можете работать продуктивно, выполняя при этом необходимый объем работы, через несколько дней можно посчитать среднее количество рабочих часов в день.
Несколько вещей, о которых стоит помнить тем, кто решил заняться тайм-трекингом:
- В случае сдельной оплаты труда (как на фрилансе) важно не только количество времени, проведенного за работой, но и его качество. Если журналист устал, то на один и тот же текст может уйти в полтора-два раза больше времени.
- Если вы продуктивны X часов в день, то это не значит, что рабочий день будет длиться X часов. Чтобы посчитать его продолжительность, нужно ко времени на работу прибавить время на перерывы.
После этого можно приступать к анализу слабых мест и поиску решений этих проблем.
[Читайте также: Почему белорусы читают новости в Telegram?]
Какие инструменты использовать для подсчета рабочего времени?
Сейчас в интернете доступно много приложений для трекинга рабочего времени, но в 2016 году я о них не знала и вела записи в обычном текстовом документе. Это не очень удобно, поэтому вот несколько других вариантов.
Если не хочется разбираться с программами для тайм-трекинга, то ваш вариант – таблицы Excel. Там есть отдельные страницы, каждый из которых можно отвести под одну неделю или месяц, а также функции расчета.
Если вам больше подходят программы для тайм-трекинга, позволяющие отмечать время начала и окончания работы, то таких приложений много, в том числе бесплатных. Они бывают с ручным и автоматическим тайм-трекингом, разной разбивкой времени на категории и так далее. Вот пара бесплатных вариантов – TMetric или Toggl. Оба приложения позволяют записывать информацию о работе над разными задачами и функционируют не только на компьютере, но также и на телефоне. Важное различие состоит в том, что TMetric, в отличие от Toggl, может работать автоматически.
В таких приложениях также можно посмотреть отчеты, к примеру, по определенному типу своих задач. Тип зависит от ваших целей и фантазии. Вы можете:
- определить затраты времени на написание текстов, редактуру, подбор иллюстраций, интервью, дорогу;
- отдельно подсчитать время на проекты, которые в итоге не были оплачены, или вычислить, на каких проектах вы работаете наиболее эффективно;
- понять, куда уходит ваше время, что приносит основной доход, а что – проблемы, которые отнимают много времени.
Каких результатов ждать?
Хотя подсчет времени не всегда помогает добиться ожидаемого, у него тем не менее много плюсов. Например, я заметила, что:
- Мой идеальный рабочий день длится не дольше пяти с половиной часов, если не считать перерывы на отдых.
- Мое самое продуктивное время – с 9 до часа дня.
- Действительно каждый день можно успевать писать по тексту и подбирать или делать для них фото. Но для меня это возможно, только если текст условно стандартный. Это значит, что его объем около семи тысяч знаков и для работы над ним не нужно успеть попасть к нескольким спикерам, живущим на разных концах города.
- Если нужно точно рассчитать время окончания своей работы, то лучше добавить 20-30% на форс-мажор.
Получилось также высчитать почасовую ставку и использовать ее для оценки нетипичных, не очень предсказуемых заказов.
Был еще один неожиданный эффект от тайм-трекинга – я научилась лучше рассчитывать, что и в какой срок я могу сделать при планировании будущей работы на несколько недель. Я почти перестала брать лишнюю работу, с которой не могу справиться за неделю-две, потому что теперь мне легко посчитать, успею ли написать эти материалы.
Но для меня до сих пор остается вопросом – как учесть время, потраченное на обдумывание сюжетов и подготовку к работе.
Зачем же журналисту-фрилансеру заниматься тайм-трекингом, если он ни перед кем не отчитывается? Мой ответ: чтобы понять, куда уходит время. Тогда его можно реже тратить впустую и работать меньше при тех же результатах.
Ганна Валынец – независимая журналистка из Минска, Беларусь. Публиковалась в более чем 30 белорусских и зарубежных медиа. Сферы интереса – общество, политика, экология, права человека, журналистика, музыка.
Фото предоставлено Ганной Валынец.
Другие статьи
