هر سازمان خبری تا حدی می کوشد از رسانه های دیجیتال استفاده کند، خواه بصورت راه اندازی وب سایت، خواه بکارگیری ابزارهای شبکه های اجتماعی مانند del.icio.us یا facebook یا حتی راه اندازی بخش ویدئو. اما برای اکثر این سازمانها انگیزه بکارگیری رسانه های دیجیتالی دوام و پویایی در چشم انداز رسانه ای است که مدام تغییر می کند، نه اشتیاقی ناب برای آزمودن چیزی تازه یا فراگیری بیشتر فناوریهای نوظهور.
در حقیقت، بسیاری از روزنامه نگاران از آزمودن فناوریهای تازه وحشتزده هستند یا آن را تهدیدی برای شیوه سنتی حرفه شان می دانند. به موازات آن که رسانه های خبری در تحولی اجتناب ناپذیر، رسانه های دیجیتال را در عملیات روزانه خود می گنجانند، آموزش کارکنان ضرورت می یابد چرا که در بسیاری از موارد، شرح وظایف نیز تغییر می کند. احساس ناامنی یا هراس خواه ناخواه باعث می شود کارکنان شما شروع نامناسبی در بکارگیری فناوریهای تازه داشته باشند. آنها بعد از تکمیل برنامه آموزشی، نسبت به هر ابتکار دیجیتال، بجای دیدی باز و میل به کاویدن رسانه دیجیتال، بدبینی محض و مقاومت نشان خواهند داد.
در اینجا پنج نکته راهنما و تمرین آموزشی ارائه می شود که هر مربی تحریریه می تواند برای انگیزه بخشیدن به کارکنان جهت استفاده از فناوریهای نوین بکار گیرد. در مطلب بعد پنج نکته دیگر را عرضه خواهم کرد.
1-قطعات کامپیوتر را باهم جدا کنید
بی دلیل نیست که خدمات کامپیوتری اینقدر گران است: اکثر مشتریان از بازکردن کامپیوتر هراس دارند. یک راه آسان برای آن که هراس کارکنان از این دستگاه بریزد، این است که یک جلسه کوتاه "تشریح" بگذارید. بهتر آن است که در ابتدای جلسه، حکایتی از تشریح قورباغه در کلاس زیست شناسی دبیرستان برای کارکنان تعریف کنید. آن ماجرا را به باز کردن قطعات کامپیوتر نسبت دهید. تاکید کنید که هیچ چیزی صدمه نخواهد دید و بهترین راه درک نحوه کارکردن کامپیوتر این است که نگاهی به درون آن بیاندازید.
آموزش را سازگار با نیازتان برگزار کنید: از یک کامپیوتر رومیزی قدیمی استفاده کنید. قویا توصیه می کنیم که از لپ تاپ استفاده نکنید. پوسته پلاستیکی کامپیوتر را درآورید. در اکثر کامپیوترها این پوسته براحتی جدا می شود. حافظه آن را دربیاورید. هر قطعه را به کارکنان نشان دهید و بگویید چکار می کند. هر چقدر می خواهید قطعات را از جای خود درآورید. اجازه دهید هر کسی قطعات را لمس کند و در دستش بگیرد. بگذارید قطعات را دست به دست بگردانند. فهرستی از واژگان کامپیوتر و مفاهیم آن در اختیار کارکنان بگذارید. حتما هر قطعه را با نام صحیح آن صدا کنید. برای آن که جلسه مفرح شود، از همه کارکنان بخواهید در آن شرکت کنند و قطعات را سرجای خود بگذارند.
نتیجه: کارکنان وقتی درک بهتری از درون کامپیوتر داشته باشند، با خیالی آسوده تر با آن کار می کنند. آنها با ترس و ناامنی کمتری به سراغ فناوری تازه می روند.
2-توقعات و اهداف واقع بینانه ای تعیین کنید
حتی بهترین مربی نمی تواند یک کاربر تازه کار را کارشناس فوتوشاپ کند. همه کارکنان مهارت و خلاقیت لازم برای کار با اینترنت یا رسانه های چندمنظوره را ندارند. در عین حال ممکن است برخی شما را شگفتزده کنند و تندتر از انتظارتان فناوری تازه را بیاموزند و بکار گیرند.
اهداف را سازگار با نیازتان تعیین کنید: بخاطر داشته باشید هر کسی شیوه خاصی برای یادگرفتن و درک کردن دارد. توانایی کار با اینترنت یا رسانه های چند منظوره ربط چندانی با سن و سال و جنسیت ندارد، برای همین لازم است که پیش فرضی در مورد کارکنان نداشته باشید. شاید بهتر باشد در ابتدای جلسه آموزشی از کارکنان بخواهید یک فرم ارزشیابی شخصی را پر کنند. شاید حتی به این فکر بیافتید که محک مهارت برگزار کنید (توصیه می کنیم اسم آن را امتحان نگذارید) تا ببینید هر کارآموز در چه وضعیتی قرار دارد و بعد آموزش خود را شروع کنید. لازم است اهدافی چالش برانگیز ولی واقع بینانه تعیین کنید.
نتیجه: هر چقدر بتوانید جلسات آموزشی را متناسب با هر کارآموز مطابقت دهید، بهتر است. اگر هر کدام از کارکنان بر اساس استعدادش یاد بگیرد، تحریریه شما بیشترین بهره را خواهد برد.
3-یک سایت داخلی ایجاد کنید
سایت داخلی (اینترانت) وب سایت یا پورتالی است که معمولا به رمز ورود نیاز دارد و حاوی اطلاعات خاص افرادی است که درون یک شرکت کار می کنند. به عنوان مثال، می توان مشخصات تماس افراد را در آنجا قرار داد، منابع آنلاین را به شراکت گذاشت یا تقویم ملاقاتها و جلسات را آنجا گذاشت و غیره.
سایت داخلی را سازگار با نیازتان ایجاد کنید: بسیاری از رسانه های خبری و غیرخبری اینترانت دارند، ولی از آن برای یادگیری مستمر استفاده نمی کنند. مربیان باید ببینند چطور می توان از اینترانت دفتر برای انتشار مطالب آموزشی، صفحات راهنما، تمرینات و حتی معماهای هفتگی استفاده کرد. از تابلوهای اعلانات مجازی هم می توان استفاده کرد تا کارکنان پرسشها و نظرات خود را درباره موضوعات آموزش مطرح کنند. نکته مهم: این اینترانت یا وبلاگ با هدف تمرینی بی آزار برای کارکنان راه اندازی می شود و تنها باید برای تمرین مورد استفاده قرار گیرد و تنها اعضای سازمان به آن دسترسی داشته باشند. نباید مطالب آن را روی سایت سازمان منتشر کرد.
نتیجه: اگر مطالب آموزشی آماده باشند، مرتبا به روز شوند و به آسانی در دسترس باشند، احتمال این که کارکنان شما از آن استفاده کنند زیاد خواهد بود.
4-برای کارکنان وبلاگ راه بیاندازید
عموما وبلاگ مکانی برای شایعه پراکنی و مطالب سخیف سیاسی تلقی می شود. اما حقیقت این است که وبلاگ یک ابزار نشر است که کاربران را قادر می سازد به آسانی و به سرعت هرنوع محتوایی را در اینترنت منتشر کنند. به همین دلیل، وبلاگ می تواند مکان جذابی برای کارکنان تحریریه باشد تا فوت و فن کار با ابزارهای رسانه ها و فناوری دیجیتال را بیاموزند.
وبلاگ را سازگار با نیازتان راه بیاندازید: یک وبلاگ آموزشی برای کارکنان دایر کنید. هم می توانید به کمک سیستم مدیریت خبر تحریریه خود یک وبلاگ نو راه بیاندازید و هم می توانید یک وبلاگ مجانی در سایت blogger.com دایر کنید. قویا توصیه می کنیم این وبلاگ خاص را شخصی نگه دارید و برای دسترسی به آن رمز ورود تعیین کنید.
می توانید از هر کدام از کارکنان بخواهید برای یک هفته مسئول پوشش مطالب تحریریه یا موضوعات دلخواه در این وبلاگ باشد. او باید برای چندین روز، دستکم یک مطلب در روز بنویسد و در کنارش باید سعی کند عکس و فیلم ویدئویی هم در وبلاگ بگذارد. می توانید با استفاده از چندین تمرین این هفته وبلاگ نویسی را سازماندهی کنید. نمونه هایش در زیر آمده است-ما توصیه می کنیم که برگه های تمرین را همراه با توضیحات روشن در اختیار کارکنان قرار دهید و فردی را مسئول کنید تا در صورت بروز مشکل، به سوالات پاسخ دهد. همچنین لازم است که یک سیستم بازخورد و تشویق مثبت ایجاد کنید.
روز نخست: انتشار متن
روز دوم: انتشار متن همراه با حداقل سه لینک
روز سوم: انتشار متن همراه با حداقل سه لینک و یک عکس
روز چهارم: انتشار متن همراه با حداقل سه لینک و یک عکس مرکزی و شرح عکس
روز پنجم: همه موارد بالا همراه با یک ویدئو از سایت YouTube
نتیجه: راه اندازی یک وبلاگ داخلی همراه با تمرینات منظم، فراگیری انتشار و تدوین مطالب چند رسانه ای و اینترنتی را کمتر اضطراب آور می کند. چه بسا کارکنان دلگرم شوند که خودشان مطالب چند رسانه ای بیشتری برای سازمان خبری شما تهیه کنند.
5-یک برنامه نظارتی داخلی راه بیاندازید
نظارت دوستانه بر کارکنان راه خوبی است تا کار تیمی و آموزش مستمر در هر سازمان تقویت شود. این کار همچنین شیوه خوبی است که یک شبکه داخلی برای همکاران دایر کنید.
برنامه نظارتی را سازگار با نیازتان راه بیاندازید: ببینید چه کسانی در سازمان شما مهارتهای پیشترفته کار با رسانه ها و فناوری دیجیتال دارند. به سراغ هر کدام بروید تا ببینید آیا مایل است بر کار همکارانش نظارت داشته باشد. قویا توصیه می کنیم که در این برنامه نظارت نفر به نفر داشته باشید تا ناظر بتواند حداکثر توجه و پشتیبانی را در اختیار همکارش بگذارد.
بسیاری از برنامه های نظارتی به دلیل فقدان ساختار با شکست مواجه می شوند. بهتر است توقعات را در همان ابتدای کار محدود کنید. می توانید یک جلسه گروهی بگذارید تا ناظران بتوانند با همدیگر صحبت کنند و ببینند چطور مایلند جلو بروند. توصیه می کنیم زوجهای نظارتی برای مدتی معین (مثلا هشت هفته، شش ماه یا یک سال) هفته ای یکبار دیدار غیررسمی داشته باشند تا بتوانند درباره طرحها و ایرادها حرف بزنند.
نتیجه: گاهی اوقات مشکلات پیش می آید یا خلاقیت از بین می رود، چون کارکنان از پرسیدن سوال هراس یا اکراه دارند. نظارت راهی آسان و کم هزینه است تا تمام کارکنان از آموزش مستمر بهره مند شوند و به سازمان کمک کنند تا بصورت تیمی کار کند.