منصات توفر إدارة فعالة عن بُعد بإستخدام بطاقات كانبان

نوشتهعبد اللطيف حاج محمد
Jan 8, 2021 در موضوعات متخصصة
صورة

أثر تفشي فيروس كورونا على الناس والمجتمعات في جميع أنحاء العالم. وأصبح الاهتمام في الأخبار مرتفعًا بشكل قياسي. في نفس الوقت دفعت الجائحة عددًأ كبيرًا من الصحفيين إلى العمل عن بعد من المنزل، في كثير من الأحيان من طاولة المطبخ أو الأريكة في غرفة الجلوس كبديل عن مكتب التحرير ضمن فرق،  لإنجاز الطلب المتزايد على الأخبار و التقارير المعمقة.
 كما أن للوباء المستمر عواقب حتمية وتأثير على الأعمال بالنسبة للصحفيين والمؤسسات الإعلامية، حيث تشهد صناعة الإعلام الآن تغيرًا كبيرًا - ومن المحتمل أن تتغير أكثر بعد أزمة كورونا. هذا الوضع يتطلب من الصحفي الإلمام بإداوات وطرق عمل جديدة كلياً، منها على سبيل المثال منصات العمل الجماعي التي توفر أدوات لإدارة الفرق الصحفية عن بعد بكفاءة وتزود الإدارات في المؤسسات الإعلامية القدرة على إدارة المشاريع الإعلامية الكبيرة العابرة للحدود بشكل فعال، وإلغاء الإعتماد الجزئي على الأدوات التقليدية مثل دفاتر الملاحظات والسجلات وملفات الإيكسل.

تهدف هذه المقالة إلى توفير فهم أساسي لمصطلح بطاقة الكانبان أولاً، وكذلك تقديم شرح حول أفضل منصات إدارة فرق العمل لإدارة المشاريع الصحفية التي تعتمد على بطاقة الكانبان، حيث يمكن للمؤسسات الإعلامية الناشئة وفرق الصحفيين في الشرق الأوسط وشمال إفريقيا الإستفادة منها، للمساعدة في تعزيز الاستقرار في العمل عن بعد في حالات الطوارئ الحالية والمستقبلية.
 

كانبان ببساطة هي تمثيل مرئي لعنصر عمل على لوح، بحيث تتوافق كل بطاقة أو ملصق كانبان مع عنصر عمل واحد.
تخيل لوح كانبان على أنها سبورة بيضاء، بمسارات رأسية تحتوي على الخطوات العملية المختلفة لمشاريع مختلفة في مراحل مختلفة. حيث تمثل كل بطاقة كانبان ملصق على تلك اللوحة.

كانت شركة تويوتا رائدة في استخدام بطاقات كانبان المادية في أواخر الأربعينيات من القرن الماضي للإشارة إلى خطوات عملية التصنيع. (في اللغة اليابانية كلمة كانبان تعني لوح البطاقات) تم استخدام بطاقات كانبان للمساعدة في تكييف الإنتاج مع الطلب ، بهدف إنشاء نظام "في الوقت المناسب" لإدارة المخزون.
منذ ذلك الحين، استمر تطوير بطاقات كانبان واستخدامها من قبل الفرق في جميع الصناعات تقريبًا. تم استبدال ألواح الكتابة المادية والملاحظات اللاصقة بأدوات إفتراضية، لكن الأهداف والمزايا الرئيسية لـكانبان هي نفسها: تحسين كفاءة عمل الفريق.
حيث تحتوي بطاقة كانبان الرقمية على معلومات أكثر بكثير من مجرد ملاحظة بسيطة - يمكن أن تحتوي على أوصاف ومرفقات وروابط وتعليقات وغير ذلك الكثير.
لحسن الحظ، يوجد اليوم العديد من البرامج التي توفر إدارة فعالة عن بعد بإستخدام بطاقات كانبان، وتقدّم لكم شبكة الصحفيين الدوليين أهم ثلاثة:

منصة تريللو  Trello: برنامج إدارة المشاريع شائع الاستخدام وسهل الاستخدام. لدى تطبيق تريللو حوالي 50 مليون مستخدم مسجل، مع 1.1 مليون مستخدم نشط يوميًا. هذا يجعل تطبيق تريللو أحد برامج إدارة المشاريع الرائدة الموجودة.
يوفر أدوات لإعداد التقارير والتنظيم والتخطيط وتنفيذ المشاريع بسرعة. إنه تطبيق مجاني يمكن الحصول عليه بطريقة قانونية من متجر جوجل بلاي وآب ستور، وايضا في الموقع الرسمي للتطبيق. يتوفر تريللو بـ 21 لغة بما في ذلك الإنجليزية، الفرنسية، الألمانية، الروسية، الإيطالية، اليابانية، والعربية.
يعد تريللو مثاليًا للاستخدام لإدارة البرامج، ونشرة الأخبار، وتخطيط التحقيقات، وتنظيم الميزانية، وتصميم الويب، وما إلى ذلك.
يأتي تريللو مزودًا بواجهة برمجة تطبيقات غنية تتيح التكامل السلس مع أنظمة المؤسسات وخدمات التكامل الأخرى المستندة إلى مجموعة النظراء مثل IFTTT و Zapier.
تريللو مجاني تمامًا للاستخدام الشخصي إلى الأبد، ولكن الباقة المجانية تأتي مع قيود تشمل 10 ميغابايت لكل مرفق ملف، و10 بطاقات فريق وبداية واحدة لكل بطاقة، وأتمتة سهلة لمهامك. ومع ذلك، لديك بطاقات شخصية غير محدودة وقوائم غير محدودة، لذلك أنصحكم بإستخدام باقة الإعمال في حال كنتم فريق، ويمكن للمؤسسات الإشتراك بباقة المؤسسات الكبرى.

منصة أسانا Asana تعد قائمة المهام قيمة للغاية لدرجة أنني أستطيع (وربما سأفعل) كتابة مادة كاملة حول مدى امتناني لأنني بدأت باستخدام واحدة في آذار/مارس 2014. إذا كنت لا تستخدم قائمة مهام اليوم، فربما تعتقد أن استخدام أسانا تبدو  فكرة غير قابلة للتطبيق.

تربط أسانا بين إدارة المشروع وقائمة المهام بطريقة مرنة للغاية. هي خيار رائع لإعداد أهدافك وتحقيقها. يمكنك بسهولة تخطيط وتنظيم الخطوات التي يحتاجها فريقك للوفاء بالمواعيد النهائية لتسليم المواد الصحفية. في أسانا، لديك الفرصة لإنشاء لوحات مع المهام الرئيسية والمهام الفرعية. هناك العديد من الخيارات لفرز هذه المعلومات بسهولة، بما في ذلك حسب تاريخ استحقاقها الفردي. يمكنك بسهولة نقل البطاقات من الجارية إلى المنتهية.
من خلال استخدام أقسام مختلفة، يمكن استخدام أسانا للمؤسسة الإعلامية بأكملها، أو أقسام مختلفة أو لمجموعات المشاريع بينما لديك قسم "المشاريع الشخصية" لمهامك الخاصة. باستخدام أداة واحدة، يمكنك أنت وفريقك العمل بطريقة أكثر تنظيماً وإدارة المشروع وجميع التزاماته.
يمنحك أسانا أكثر من 100 تكامل ويسمح لك بفصل المشاريع إلى محافظ مختلفة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك رؤية مهام العمل المختلفة لأعضاء الفريق للتأكد من عدم تحميل أي شخص فوق طاقته.

باستخدام حساب أسانا المدفوع (حوالي 10 دولارات أمريكية شهريًا لكل مستخدم)، يمكنك أيضًا دعوة الشركاء إلى المشروع المحدد المرتبط بهم، مع تحديد وصولهم إلى بقية القوائم  الخاص بك. يمكنهم إضافة المهام وكذلك تحديد المواعيد النهائية وإرفاق المستندات والمتطلبات وما إلى ذلك مباشرة إلى المهمة.

لكن ماذا عن سلاك؟
هي في جوهرها غرفة دردشة لها القدرة على توليد عدد غير محدود من غرف الدردشة الجديدة. عندما تقوم بالتسجيل في سلاك، تحصل على منطقة العمل الخاصة بك، وفي منطقة العمل هذه تقوم بإنشاء غرف دردشة (تسمى "القنوات"). يمكن أن تكون هذه القنوات عامة أو خاصة. إذا كانت خاصة، فإن الطريقة الوحيدة للدخول إلى مساحة العمل هي أن يقوم مالك الغرفة بدعوتك إليها. وأن تقوم بإعداد حساب سلاك الخاص بك قبل أن تتمكن من تسجيل الدخول لأول مرة.
هذا يجعل سلاك مثاليًا لفرق العمل الدولية البعيدة عبر الإنترنت. بدلاً من المكتب الفعلي، يعمل سلاك كمكتب عبر الإنترنت لا يغلق أبدًا.

يمكنك أيضًا الحصول على "رسائل فورية" خاصة مع العديد من الأعضاء المسجلين في مساحة عمل سلاك. للدخول إلى منطقة عمل، يجب أن يدعوك المالك مباشرة إلى مساحة العمل. تدعم المنصة أيضاً مشاركة جميع أنواع الملفات مباشرة مع فريق العمل مع مستندات PDF أو الصور، لكن إن لم تكن معتادًا على تطبيق سلاك، ستعتقد أن هذا مجرد تطبيق آخر سيختفي ويموت قريبًا.

لكن بعيدًا عن ذلك. انظر إلى من وافق على سلاك ويستخدمه بنشاط في بيئات العمل:

وزارة الخارجية الأمريكية (ليس كل الإدارات، لكن بعضها)
صحيفة نيويورك تايمز.
قناة تلفزيون الكابل HBO
سوق الإنترنت إيباي
معالج الدفع عبر الإنترنت PayPal

من الواضح أنها ليست قائمة حصرية. ولكن إذا كان سلاك جيدًا بما يكفي لوزارة الخارجية ونيويورك تايمز، فإنه يقول شيئًا عن العمر الافتراضي المحتمل. في الواقع ، أنشأت نيويورك تايمز قنوات سلاك خاصة لبث رسائل رؤساء التحرير والتغييرات والأخبار التي تحدث في غرف التحرير.

هذه المنصات الثلاثة التي تعتمد على كانبان، هي طريقة رشيقة في تطوير العمل عن بعد لإنجاز العديد من المهام الصحفية بالتوازي، و تحسين إجراءات العمل وزيادة التعاون بين الفرق الصحفية. لا تترد في البدء بتجبرتها، بغض النظر عما إذا كانت مؤسسة لديك تعمل بشكل رشيق أو تعمل وفقًا لأساليب أكثر تقليدية.
 

الصورة الرئيسية حاصلة على رخصة الإستخدام على بيكسيباي