对于任何编辑部而言，安排采访、布置报道任务和在限期内上交文章都是最基本的要素，无论记者在办公室坐在一起还是分布在各地。
媒体发展专家Alaksiej Lavoncyk与IJNet分享了如何将谷歌日历变成编辑、记者和摄影师们强大的报道辅助工具。
Lavoncyk在中亚参与一个与媒体相关的联合国项目，负责培训媒体和非政府组织人员使用互联网工具。谷歌日历从两个方面帮助了他的工作：“它帮助一个团队协调工作，同时也让整个团队了解正在发生的事情，从而避免了无休止的邮件往来。如果你需要和分布在世界各地的人协调工作，你应该坚持一些原则。”
“日历是Gmail的一项基本功能，”Lavoncyk解释说。“查看Gmail页面左上角工具栏中日历的链接，你在建立Gmail账号时已经默认创建了一个日历。”
这里有Lavoncyk提供的使用谷歌日历远程协调新闻报道的六点提示：
1.所有的团队成员都应该拥有Gmail账户。
只有当所有成员都使用Gmail时，日历的“分享”功能才能发挥地淋漓尽致。当创建Gmail账户时，不要忘了提供一个工作电话。如果你从一个陌生的地方登陆邮箱，Gmail将给手机发送验证码，如不核实身份你将无法登陆。当旅行时，务必要激活手机的漫游功能。
2.明智的分享日历。
日历可以被其他人查看、编辑、甚至删除——这一切都可以功能设置谷歌日历来实现，具体位置和Gmail的电子邮件设置相近。团队领导可以分享他们的日历，或是创建一个新的日历。
分享日历就和分享文件一样简单——只需要添加想要分享日历的人的电子邮件地址，最后点击发送。然后就大功告成了。
但是，不要向所有人都开放编辑功能——只对信任的人开放。要避免有人通过删除或篡改来捏造截稿日期或会议时间。
3.启用邮件通知。
谷歌日历允许两种通知类型：在某个事件之前发送邮件，或在右下角弹出一个类似聊天的窗口。确保开启邮件提醒功能，并检查其是否与自己正在使用的浏览器兼容。
4.使用移动设备。
谷歌日历可以在所有类型的手机上，以应用程序或移动网站的形式运行；但不是所有的程序都支持提供功能、或允许你以记事本的形式查看事件。Lavoncyk建议使用谷歌移动网站。他同时也建议手机用户使用推送功能，以便及时查看新建立的日程安排。让浏览器在后台运行日历——即使是漫游也花不了多少流量。
5.随时保持同步。
Lavoncyk警告说：“不要对黑莓提供的同步服务过分自信：同步可能很快失败，你将失去所有的条目。最好在浏览器进行查看。”
6.记住，你不能用它来控制人。
你不能在日历中标注一个会议是否完成或未完成：它只能提醒团队成员某个会议被预定的时间。如果你需要这些信息，使用像谷歌Tasks这样的同步程序。
最后，通过训练让你的团队适应这样的工具。在训练时，团队领导人应该充满激情——否则其他参与者可能会觉得谷歌日历只是占用他们更多的时间。
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This story was originally published in English, and translated by IJNet Chinese Editor Jingyuan Huang,edited by Yu Yan.