Cuando la pandemia comenzó, Chicas Poderosas tuvo el desafío de migrar gran parte de sus capacitaciones y programas al plano digital.
Esto significó no solo la búsqueda de las plataformas para impulsar el trabajo colaborativo y los procesos que ya estaban en curso, sino también que el uso de los servicios también posibilitaran la construcción de espacios diversos, de liderazgo compartido y autogestión.
La experiencia Chicas Poderosas con tecnologías de gestión de proyectos
A lo largo de 10 años, Chicas Poderosas ha empleado diversas tecnologías de gestión de proyectos, tales como Google Drive, Zoom, Slack, Trello y Notion para facilitar el seguimiento de proyectos presenciales que los equipos internacionales daban continuidad de forma remota.
Pero, a partir de la emergencia sanitaria, la migración de capacitaciones a modalidad en línea, así como el lanzamiento de otros de sus proyectos (MOOCs, la Incubadora de Liderazgo o el Laboratorio de Historias Poderosas), ha demandado la innovación en las dinámicas laborales.
El reto no solo fue identificar herramientas adecuadas para la planificación y ejecución de los programas sino que la virtualidad también contribuyera a seguir transformando las dinámicas de trabajo a estructuras más horizontales e inclusivas.
Y encontramos que la clave está en las metodologías que se utilizan para llevar a cabo procesos. Aunque al principio no lo supiéramos nombrar, de forma orgánica implementamos métodos ágiles al priorizar el trabajo colaborativo, alineando los esfuerzos para alcanzar los objetivos.
La clave está en las metodologías ágiles: Scrum y Kanban
Las metodologías ágiles están revolucionando la manera en que se colabora en la era digital porque son flexibles y adaptativas para ajustar estrategias sobre la marcha, priorizar tareas y responder rápidamente a las necesidades cambiantes de redacciones u organizaciones en los medios que trabajan con equipos múltiples.
Una de las metodologías ágiles más populares y que se usa en la organización es Scrum. El equipo trabaja en sprints de una o dos semanas, en las cuales se establecen objetivos claros y se identifican las tareas que se deben completar para alcanzarlos en este período de tiempo. La designación de un scrum master o líder de proyecto y la realización de reuniones periódicas de evaluación son esenciales.
Siguiendo los principios de Scrum, Chicas Poderosas utiliza algunas herramientas como:
- Google Meets y Zoom como herramientas de videoconferencia y espacio principal para hacer preguntas, aportar, organizarse y evaluar avances.
- Google Drive como plataforma de colaboración en línea para desarrollar los proyectos.
- Slack o WA como aplicaciones de mensajería instantánea para un seguimiento del desarrollo colaborativo.
Aunque esta metodología ha permitido hacer trabajo colaborativo más horizontal, también puede ser difícil implementarla en equipos virtuales si no todas las personas que colaboran tienen disponibilidad para participar en las reuniones periódicas o el proceso de sprint es complicado de seguir cuando los equipos trabajan en varios proyectos a la vez.
Las reuniones son idóneas para crear un espacio inclusivo donde todas las colaboradoras pueden participar y hacer aportes, pero sin la gestión adecuada de estas iniciativas se corre el riesgo de retrasar actividades esenciales, extender el proyecto e impactar en el incremento de su presupuesto. En esta metodología el trabajo colaborativo depende mucho de la guía del líder del proyecto.
Otra metodología ágil que se usa dentro de la organización es Kanban, que se enfoca en visualizar el flujo de trabajo. Esta herramienta es conocida porque el equipo puede identificar cuellos de botella en los procesos, priorizar las tareas de manera efectiva y mantener una visión clara del progreso del proyecto.
Siguiendo los principios de Kanban, Chicas Poderosas utiliza algunas herramientas como:
- Notion como plataforma principal de colaboración para organizarse, dejar preguntas, sistematizar tareas, crear roadmaps y banco de datos; mientras que Google Drive es la herramienta para construir los documentos colaborativos.
- Slack o mensajería instantánea como herramienta de comunicación principalmente para aclarar dudas en tareas particulares en curso.
- Google Meets y Zoom como herramientas de videoconferencia o espacio para reunirnos, generar confianza y resolver dudas. Estas reuniones suelen suceder principalmente al inicio de los proyectos.
Kanban es una herramienta muy potente para impulsar la autogestión, pues al ser una gestión visual compartida, todas las personas del equipo tienen acceso a la planeación, flujo y desarrollo general de trabajo de forma asincrónica. Es una forma transparente de conocer todo lo que está en curso y quienes están trabajando para que se lleve a cabo.
"Notion nos ha permitido superar algunos desafíos de trabajo colaborativo con equipos diversos, que pueden estar ubicados en distintos países del mundo y diferentes husos horarios, porque actúa como un espacio de encuentro asincrónico para visualizar todo el flujo de trabajo y las entregas en boards inteligentes, que transforman fácilmente una lista de tareas en un calendario, o en un tablero que se puede dividir por sector, estado o responsable, entre miles otras posibilidades que siempre pueden ser adaptadas ante las necesidades de cada equipo o participante", dice Louise Akemi, directora de programas en Chicas Poderosas.
Los retos principales para el uso de esta herramienta en nuestros equipos son los tiempos de capacitación necesarios, así como reticencia de participantes a aprender o adoptar una plataforma más para hacer un proyecto de temporalidad fija.
En general, los desafíos relacionados a la implementación de estas nuevas metodologías y herramientas están ligados a las condiciones que cada organización tiene, tanto de estructura, tiempo, inversión a nuevas herramientas y estudios puertas adentro donde se revisen las necesidades en términos de digitalización, sistematización y crecimiento.
Qué tecnologías de gestión recomienda Chicas Poderosas para motivar la inclusión
Más allá de recomendar tecnologías de gestión específicas para equipos que trabajan haciendo periodismo o comunicación, una primera sugerencia es reconocer el tipo de metodologías que usamos o queremos utilizar para desarrollar flujos o procesos de trabajo inclusivos.
Tampoco es necesario elegir una u otra metodología sino construir colaborativamente una propia para cada equipo, a partir de la escucha de las necesidades de quienes hacen parte. Una metodología ágil hecha a la medida para las actividades que están en curso y que posibilite la construcción de un espacio seguro.
En el caso de Chicas Poderosas, existen equipos de trabajo más autogestionados que se adecúan fácilmente a la gestión visual compartida. Y otros que requieren la guía de un líder de proyecto para dar seguimiento de las actividades definidas en un tablero visual ya sea cada semana o dos semanas a través de una videoconferencia.
No hay recetas fijas que funcionen para toda una organización o todos sus equipos de trabajo. Es justo la flexibilidad de estas metodologías lo que permite adecuarlas a la medida de cada equipo para motivar la participación y la toma de decisiones compartida.
Pero para alcanzar entornos de trabajo realmente inclusivos no solo es necesario facilitar el trabajo colaborativo sino mantener una mirada feminista a lo largo de todos los procesos. Reconocer que todas las personas tienen la capacidad de propiciar espacios diversos, identificar estructuras internas en las que se sostienen dinámicas tradicionales y construir estrategias innovadoras que guíen la inclusión de personas de la diversidad en los espacios en los que colaboramos.
Imagen por redgreystock en Freepik.
Para conocer más sobre metodologías de liderazgo colaborativo y formas para crear equipos diversos y entornos de trabajo seguros, cursa el módulo dos del MOOC 3 "Diversidades al Mando", de Chicas Poderosas, disponible en español y portugués, registrándote aquí.
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