إن مكتبة الأرشيف هي عبارة عن مجموعة تتضمن كل الأخبار التي كانت قد نشرت عبر صحيفتك وتعتبر مرجعاً هاماً يمكن العودة إليه وقت الحاجة. إلا أن مكتبة الأخبار المأرشفة تختلف عن المجموعة المتضمنة لكافة الأعداد الصادرة سابقاً عن صحيفة ما. في مكتبة الأرشيف يتم اقتطاع أجزاء من مقالات أو أخبار معينة في الصحيفة وتصنف أبجدياً بحسب اسم كل مقالة وعنوانها في ملفات خاصة . كل ملف من هذه الملفات يتضمن كل المقالات والأخبار التي نشرتها الصحيفة عن شخص أو موضوع محدد
ينبغي على كل صحيفة أن تحتوي على مكتبة أرشيف للأخبار التي تم نشرها لديها لأن أغلب هذه الأخبار تكون في الواقع جزء من سلسلة أحداث متتابعة ومكملة لنفس الخبر.ومن أجل كتابة الأخبار بشكل جيد في أيامنا هذه ينبغي على كل مراسل أن يفهم كل ما حدث سابقاً وما هي الأحداث التي أودت بالنهاية للوصول إلى الخبر الذي يتعامل معه اليوم، وبالتالي لفهم السبب الذي لأجله حدث هذا الخبر.
ينبغي على المراسل أيضاً الحصول على معلومات دقيقة لكل ما هو وراء هذا الحدث وهو أمر جوهري في عملية نقل الوقائع حيث بإمكان المراسل الحصول على خلفية أي حدث عن طريق العودة لقراءة مقالات وقصص سابقة موجودة في المكتبة والتي تدور حول نفس الموضوع. إن الملف المصنف حول أي خبر مؤرشف يعتبر توثيقاً لهذا الخبر كما تم ذكره في الصحيفة وهي وسيلة فعالة لتوعية وتزويد المراسلين بالأفكار الأولية عن الخبر قبل أن يباشروا بتغطيته . أن توثيقا كهذا يعتبرا مفيداً بشكل خاص للمراسل الذي يخطط لخبطة صحفية. وهو مفيد أيضا للمراسل الذي يخطط لإجراء مقابلة مع شخص لم يسبق له أن حاوره من قبل وهو مفيد عندما يحضر مراسل ما مؤتمرا صحفيا يعالج موضوعاً غير مألوف بالنسبة له أو لها .
إن مكتبة الأرشيف الجيدة هي المكتبة التي تزودك بمعلومات من الممكن أن تستخدمها ضمن أخبار ووقائع حالية، وهي بنفس الوقت تساعد المراسلين على تجنب الأخطاء لأنها تزودهم بمعلومات أساسية حول من وماذا ولماذا وأين ومتى حدث قصة معينة، وتوفر عليهم وقتاً وجهداً من التدقيق وتفاصيل ثانوية مثل تهجئة الأسماء أو أحداث سابقة وصولاً إلى شروحات مفصلة عن مشاريع معقدة كل هذه الأمور باستطاعة المراسل الحصول عليها بشكل يسير إذا تم حفظها في مكتبة الأرشيف .إن الأرشيف هو مصدر سهل للاستخدام للحصول على المعلومات وبنفس الوقت يسرع تنفيذ المهمة لكونه يختصر الوقت المستغرق لإيجاد الأخبار الماضية وتقلل أيضاً من ضرورة التدفيق في كل صفحة وكل إصدار لأسابيع بل ربما لشهور من أجل الوصول إلى معلومة معينة.
يستعمل المراسلون مكتبة الأرشيف كناصح يشاركهم في أفكارهم بحيث يستشيرونه لمساعدتهم على إنجاز مهمتهم على أكمل وجه. لذا فإن المراسلين الجيدين يقرؤون الأرشيف لمساعدتهم على استخلاص الأسئلة التي يتوجب عليهم طرحها وإيجاد الوعود التي باتت على وشك أن تخرق أو تنفذ ومن أجل أن يعلموا فيما إذا تم أي تعديل على اللاعبين أو الأحداث أو التسلسل الزمني من دون إخطار مسبق. يستخدم المراسلون الأرشيف أيضاً للحصول على الأفكار حيث أن الإمعان بقصاصات الورق هذه يساعد على استخراج الأداة بشكل دائم تقريباً. وقد يجد المراسلون ضمن المقالات المؤرشفة أخبارا بحاجة إلى أن يتم تجديدها ربما سوف تعثر في ملفات ما على نبذات مختصرة عن أناس ذوي شخصيات تستحق الاهتمام أو وصفا لأحداث تستحق أن يكتب عنها قصصاَ تذكارية.
بالإضافة إلى ذلك فإن المراسلين والمحررين يستخدمون الأرشيف بشكل وافي حين يضعون خطتهم من أجل تغطية حدث على أرض الواقع مباشرة أثناء وقوعه. بمجرد مراجعة القصاصات التي تتمحور حول موضوع معين فإنك سوف تسلط الضوء عما قد يحدث بعد ذلك. سوف تكتشف تلك الحقيقة التي ربما كانت ليست ذات أهمية حين نقل هذا الخبر أساساً، ولكن بضوء الأحداث اللاحقة أصبحت هذه الحقيقة المهملة قنبلة موقوتة. سوف يجعل ذلك من العادات والأنماط التي لا يمكن رؤيتها من زاوية واحد واضحة كفاية لكونك تقرأها الآن من منظار مجموعة أخبار تدور حول نفس الموضوع. إن هذه المادة الأرشيفية ستؤكد لك بأن صحيفتك لم يسبقها أحد لتغطية هذا الحدث.
هناك جزء مهم من استخدام مكتبة الأرشيف وهو ما ستفعله بعد أن تنتهي من قراءة ملف ما، إذ أنه ينبغي على كل شخص يستخدم ملفات الأرشيف أن يكون واعياً لضرورة إعادة جميع القصاصات الأخبار للظرف أو الملف الصحيح بعد استخدامها ولإعادة هذا الملف إلى مكانه الصحيح أيضاً .بهذه الطريقة ستبقى مادة الأرشيف هذه متاحة لأي شخص آخر بحاجة لتلك المعلومات.
بعض الصحف المؤتمتة والتي تستخدم برامج الكترونية خاصة لأرشفة . إذا كان لديك برنامجاً كهذا فربما ستفضل استخدام شكل الأداء الالكتروني إن لم يكن لديك تلك القابلية أو إذا كان طاقم العمل لديك ليس من السهل بالنسبة له استخدام حواسيب تتضمن مكتبة الكترونية فبهذه الحالة يكون استخدام المكتبة التقليدية المعتمدة على الحبر والورق سيؤدي إلى نفس النتيجة وربما سيكون أفضل.
إنشاء مكتبة أرشيف هو أمر سهل كل ما يلزمك لتبدأ به هو مجموعة من المغلفات وغيرها أو صندوق لتحفظ به الملفات إضافة إلى حوالي دزينة من نسخ الصحيفة الصادرة اليوم.
أما المهمة فهي أن تبدأ بجمع كل المعلومات التي نشرتها الصحيفة وترتبها بحسب الفئة وبهذه الطريقة فإن جميع الأخبار التي ستنشرها الصحيفة عن هذا الشخص أو هذا الموضوع سيتم جمعها معا بمكان واحد بحيث يمكن الوصول إليه بسهولة.
في البدء يجب أن تتضمن مكتبة الأرشيف لديك على الأقل ملفات عن كل مما يلي:
· كل الناس الذين ورد ذكرهم بالخبر فردا فرداً
· كل الأقسام أو الوكالات الحكومية المذكورة
· كل المنظمات غير الحكومية أو المنظمات الأخرى أو الأعمال التجارية المذكورة.
· كل المواضيع المعينة التي كتبت عنها مثل الرواتب التقاعدية أو الحدائق العامة أو الكهرباء أو وفيات حوادث السير أو تلوث الهواء ... الخ.
اتبع خطوات التسجيل الروتينية المعمول بها عند تدوين الأسماء مثل:
· الكنية ثم الاسم الأول .. شيفرناندزه ، ادوارد .
· الكلمة الأكثر أهمية أو سهلة التمييز في البداية يليها بعد ذلك الكلمات الأقل أهمية مثال: برنامج مكافحة الفساد – المواطن – نقل – وزارة.
بعد ذلك قم بعد الدوائر الموجودة داخل كل قصاصة. ذلك العدد سيرشدك على عدد النسخ التي سوف تحتاج إليها من العدد نفسه لذلك الخبر. فإذا كان هناك خمسة أسماء وضع حولها دوائر مثلا في الخبر فإنك ستحتاج إلى أن تقص خمسة نسخ عن ذلك الخبر. وإذا لم يكن لديك عدد النسخ الكافية من الصحيفة قم بعمل نسخ إضافية للقصاصات بواسطة آلة النسخ لكل منها على حد’ بحسب العدد اللازم .
تأكد من تدوين تاريخ النشر ورقم الصفحة لكل مقالة كلما قصصتها من مكانها الأصلي وتأكد أيضا من قص أي صور يتماشى مضمونها مع محور الخبر الذي تقوم بأرشفته. وإذا تم نشر تصحيح لخبر معين فيما بعد تأكد من وضع الخبر الأساسي مع المقال الذي نشر كتصحيح له مع بعضهم في نفس المغلف وتحت نفس الملصق أو العنوان المكتوب على ذلك المغلف.
ضع قصاصة ورق واحدة لكل خبر في ظرف لكل من الأسماء المدارة. فعلى سبيل المثال قصاصة لنفس الخبر عن موجز برنامج ضد الفساد الوطني وسوف يكون في نفس المغلف الذي كتب عليه "شيفرناندزه" وضمن مغلف يدعى برنامج مكافحة الفساد وضمن مغلف يحتوي على المراسيم الرئاسية وضعه ضمن مغلفات لكل وزارة كانت قد نوقشت ببعض التفصيل في الخبر.
ضع دائرة وصورة عن الخبر تسمي فيها كل إصدار من الصحيفة. وفي اليوم التالي سوف تقوم بنفس الشيء للملفات الموجودة للعديد من الأسماء. وقصاصات الأخبار لليوم التالي سوف توضع في نفس المغلفات التي وضعت فيها أخبار اليوم الأول،وسوف تقوم بوضع مغلفات إضافية للأسماء الإضافية.لذا وفي كل يوم سوف يزداد عدد الملفات الموجودة. وسوف يزداد معها حجم المعلومات المجموعة عن كل شخص أو مادة.
من المهم أن تقوم يوضع دوائر أو تحتفظ بقصاصات الأخبار وتقوم بأرشفة الأخبار من كل إصدار للصحيفة. وكلما كنت متفانيا في عملك هذا كلما كانت مكتبة الأرشيف لديك مرجع جيد.
وإذا امتلأ الظرف لديك كثيرا ابدأ بوضع أوراقك بمصنف جديد. وحاول أن تضع علامة على كل موضوع على المصنف مع ذكر الأرقام ووضع التاريخ لكل قصاصة خبر. على سبيل المثال :
· شيفرناندزه ، ادوارد #1( 1 تموز 2001 إلى 6 آب 2002)
· شيفرناندزه ، ادوارد #2( 7 آب 2002 إلى --------------)
ومع مرور الوقت سوف تصبح مكتبتك مليئة بموضوع تلو الآخر لكل خبر قد تم نشره في صحيفتك. واستخدامه سوف يكون جزءا لا يمكن الاستغناء عنه من الصحافة الجيدة.