يعدّ نجاح المشاريع الناشئة واستدامتها حلمًا لجميع رواد الأعمال سواء في مجال الإعلام أو غيره، لكن في الوقت الذي يتطلع فيه حاملو أفكار المشاريع إلى النجاح والإستمرارية، تصطدم بعض أفكارهم عند تطبيقها بتحديات قد تؤدي إلى الفشل أحيانًا.
في هذا الإطار، تبيّن أنه من بين كل 10 مشاريع ناشئة جديدة هناك 9 مهددة بالفشل وهو ما تؤكده إحصائيات وكالة "إدارة المشاريع الصغيرة" التابعة لـ"مكتب العمل الأميركي" والتي خلصت إلى أنّ حوالي 33% من المشاريع الناشئة مهددة بالفشل خلال أوّل عامين، ويمكن أن تصل هذه المعدلات إلى 66% في السنوات الـ 10 الأولى من عمر هذه المشاريع.
ويبدو أن المشاريع الإعلامية ليست في منأى عن هذه المخاطر، فبالرغم من وجود نماذج لتجارب إعلامية ناجحة، بدأت كشركات ناشئة وأصبحت مؤسسات إعلامية كبيرة، إلا أنّ هذا لا يعني أنّ كل المشاريع الإعلامية يمكن أن تحقق النجاح، بل هناك نسبة كبيرة من المشاريع الإعلامية الناشئة قد تتعرض للفشل.
لهذه الأسباب يحتاج رواد الأعمال في مجال الإعلام إلى نهج خطط لتطوير وتقوية مشاريعهم باستمرار وذلك لن يتحقق إلا بفهم نقاط الضعف والتحديات التي تعيق المشروع.
في هذا السياق، تقدّم شبكة الصحفيين الدوليين مجموعة من التقنيات والأدوات لاستخدامها في تتبع وتقييم المشاريع الإعلامية من أجل تحسين فرص الإستدامة وتطوير الأداء:
تعريف المتابعة والتقييم Monitoring and Evaluation
كما يتضح من مقدمة المقال، فإنّ عملية المتابعة والتقييم تحظى بأهمية كبيرة في منظومة تسيير المشاريع.
وتتألف هذه العملية كما هو واضح من تسميتها من قسمين مترابطين يكملان بعضهما البعض (المتابعة + التقييم)، وكل جزء يشمل مجموعة من العمليات والتقنيات كما سنوضح لكم.
ماذا نقصد بعملية المتابعة؟
المتابعة هي وسيلتكم للإجابة عن أسئلة جوهرية مثل: هل يحقق مشروعكم الإعلامي تقدمًا؟ وهل يحقق الأهداف التي حددتموها له ضمن الأجال الزمنية والميزانية المحددة؟
تعتمد في الإجابة عن هذه الأسئلة المهمة على أدوات وتقنيات لتجميع البيانات وتحديد ما تم تحقيقه من الأهداف وما لم يتم تحقيقه وذلك وفق المؤشرات المعتمدة، والأهم هو معرفة ماذا ينقص لتحقيق التقدم، وهو ما يسمى بالتعلم بالممارسة وبالتالي فالمتابعة هي عملية مستمرة تبدأ مع بداية المشروع وتظل مستمرة في جميع مراحله.
ماذا نقصد بعملية التقييم؟
المقصود بعملية تقييم المشاريع الإعلامية هو استثمار البيانات التي يتم تجمعيها من خلال عملية المتابعة وذلك من أجل وضع تقييم لفعالية المشروع الإعلامي وكفاءته مع الإحاطة بجميع الجوانب منها الإنتاجية كتقييم تفاعلات الجمهور مع المحتوى المقدم وتقييم مدى الرضى عمّا يتم تقديمه، وماذا يلزمنا لتحسين جودة ما نقدمه.
إذًا، فالتقييم هو وسيلة للقياس الموضوعي للمشروع الإعلامي من أجل معرفة ما يجب تعديله وكيف يمكننا تطبيق الإجراءات المناسبة لنقل مشروعنا إلى مستوى أحسن.
تصميم خطة المتابعة والتقييم
لتطبيق هذه الإجراءات المتعلقة بمتابعة وتقييم المشروع يلزمنا تصميم خطة محكمة تحيط بجميع جوانب المشروع، ويستحسن أن تصمم هذه الخطة بالموازاة مع تصميم دراسة الجدوى للمشروع الإعلامي، وتبدأ مرحلة تنفيذها قبل إطلاق المشروع وتستمر طيلة مدة تنفيذه، وتكون جاهزة وقابلة للتعديل والتطبيق في كل مراحل المشروع الإعلامي.
ونقدم لكم أهم العناصر التي يجب أن تشملها خطة المتابعة لتقييم مشروع إعلامي:
- وصف ما هو الغرض من خطة المتابعة والتقييم
يجب أن تحددوا ماذا تريدون تحقيقه من هذه الخطة بالضبط، وكسبيل المثال لا الحصر أن يكون الغرض منها هو متابعة سير العمل في المشروع الإعلامي، من أجل تدارك أي خلل قد يصادفه وتقويمه وإصلاحه، أو رصد تفاعل الجمهور مع المحتوى المقدم أو تحديد الغرض من الخطة في تقييم التكاليف المادية مثلا للحملات الإعلانية وهل تحقق نتائج إيجابية أو لا.
- تحديد من سيقوم بهذه المهمة
يجب فعليًا تحديد من سيقوم بهذه المهمة: هل هو شخص واحد أو عدة أشخاص وإذا كانوا عدة أشخاص يجب تحديد الأدوار والمسؤوليات، وما إذا سيكون شخص ضمن فريق العمل؟ أو سيتم إجراء تقييم خارجي من قبل شخص أو وكالة ما؟
والمهم في كل الأحوال هو التأكد من أنّ من سيقوم بهذه العملية لديه تجربة وتكوين في المجال ويُدرك الأدوات والتقنيات اللازمة لإجراء المتابعة والتقييم.
- توفير معلومات أساسية عن المشروع
من الضروري أن تضمّ الخطة معلومات أساسية عن المشروع الإعلامي الذي وضعت من أجله، مثل الجمهور المستهدف ونوع المحتوى، فريق العمل ومهامهم، الأهداف المتوقعة والأنشطة، جدول العمل وكل الأمور التي ستساعد من سيقوم بهذه المهمة على فهم بيئة العمل بشكل معمق.
- مؤشرات القياس ونوعها
من الأمور الأساسية في خطة المتابعة، تحديد مؤشرات لقياس الأهداف وتكون إما "كميّة" كمثال تحديد عدد الزوار الذي نود أن يدخل الموقع خلال السنة، أو مؤشرات "نوعيّة" مثل أن يكون هؤلاء الزوار مهتمين بالمجال الإقتصادي.
- جمع البيانات طريقة تحليلها
في الخطة يجب تحديد كيفية سيتم تجميع البيانات وتحليلها وما هي الأدوات التي سيتم استخدامها، وفي الفقرة القادمة سنقدم لكم بعض الأمثلة لاستخدامها في جمع البيانات وتحيليلها.
أدوات جمع البيانات وطريقة تحليلها
في كثير من الأوقات قد تصادفكم عند الدخول لموقع ما صفحة منبثقة تطلب منكم المشاركة في استطلاع رأي حول الموقع ومحتواه أو خدماته، وتعتبر هذه وسيلة من وسائل تجميع البيانات وتستخدم فيها غالبًا استمارات يتم ملؤها من طرف الجمهور وتضم أسئلة محددة عن جنس المشارك (ة) والسن وغيرها من المعطيات التي لا تكشف هوية المشاركين في الإستطلاع، وغالبًا ما يمكن الإجابة عن الأسئلة المتعلقة بالمحتوى بنعم أو لا أو (جيد، متوسط، ضعيف) أو اختيار أرقام من 1 إلى 5 وغيرها من الإجابات المغلقة التي ينصح بها الخبراء لكونها تسهل عملية التحليل باستخدام برامج تحليل البيانات.
ومن الأدوات المعروفة التي تجمع ما بين تصميم الإستبيانات وتحليلها توجد أداة نماذج جوجل المجانية وأداة survey monkey التي تضم نسخة مدفوعة بمميزات أكبر، وأداة Microsoft Forms المصممة لنفس الأغراض.
كما يمكن تصميم الإستبيانات بأدوات أخرى بحسب الرغبة وتحليلها ببرامج التحليل مثل SPSS لتحليل المعلومات الإحصائية.
وليست الإستبيانات هي الأداة الوحيدة لتجميع البيانات ولكن هناك تقنية إجراء المقابلات إما عبر الهاتف أو مباشرة، مع عينات من جمهور المؤسسة الإعلامية لتقديم أسئلة تساعد على تقييم الأداء.
استخدام المتابعة والتقييم في تطوير المشاريع الإعلامية وتعزيز استدامتها
بعد تصميم الخطة وتحديد الوسائل لتجميع البيانات تأتي المرحلة المهمة وهي كيف ستساعدنا المتابعة والتقييم في تطوير مشاريعنا الإعلامية وتعزز من فرص استدامتها؟
الجواب واضح ويتلخص في أنه يجب إعداد ملخص أو تقرير عن كل عملية تتبع وتقييم واستثمار المعطيات التي ستتوفر لدينا بشكل جيد من خلال الإستفادة من نقاط القوة وتعزيزها ومعالجة نقاط الضعف والتعلم باستمرار من كل معطى.
ويمكن استخدام تقارير المتابعة والتقييم في توسيع المشروع وجذب التمويلات من المانحين، بحيث أنه من المعروف أن غالبية الجهات المانحة تطلب خطط متابعة وتقييم للمشاريع الجديدة، وإن كانت المشاريع تنفذ فعليًا وتحتاج لتمويلات إضافية، فالمانحين يودون معرفة ماذا تحقق من المشروع الإعلامي وما هو أثره على الجمهور؟ وما هي فرص نجاحه؟ والتحديات التي تواجهه؟ وكيف ستساعد تمويلاتهم لهذه المشاريع على تخطي الصعوبات.
لذا لا يجب إغفال هذه العملية إن كنتم تبحثون عن داعمين لمشاريعكم الإعلامية.
بعض الموارد للتعمق أكثر في موضوع المتابعة والتقييم
للتعمق أكثر في موضوع المتابعة والتقييم، إليكم بعض الموارد التي قامت بإعدادها مؤسسات مختلفة ويمكن تكييفها مع عملكم في مجال الإعلام:
أهمية المتابعة والتقييم والمساءلة والتعلم في تحقيق الأهداف
دليل تدريبي من المعهد الجمهوري الدولي حول المتابعة والتقييم
المتابعة والتقييم إجابات عملية لأسئلة جوهرية
الصورة الرئيسية المستخدمة تحمل رخصة الإستخدام المجاني على موقع Pixabay