Как подготовить качественную проектную заявку на грант — советы директора Lviv Media Forum Ольги Мирович

Автор Ira Hoiuk
Jun 17, 2022 в Устойчивость медиа
Grid notebook and Muji pen

Это вторая часть состоящей из двух частей серии, посвященной советам для журналистов, которые подают заявки на гранты. 

В первой части мы рассказывали, как подойти к подготовке заявок на гранты. В этом тексте расскажем, как создать успешную заявку и каких ошибок стоит избегать. 

Своим опытом делится консультант по управлению проектами и фандрайзингу, а также директор общественной организации Lviv Media Forum Ольга Мирович.  

Главные общие тезисы двух статей серии:

  • Доноры и организации, за которыми стоит следить украинским журналистам: Международный фонд "Возрождение" (IRF); Internews Ukraine; Фонд развития СМИ посольства США в Украине; программа Transition, финансируемая Министерством иностранных дел Чешской Республики, проект MediaFit от Deutsche Welle и Министерства иностранных дел Германии; House of Europe; Lviv Media Forum; Media Development Foundation; агентство медийного роста АБО; Институт развития региональной прессы (RPDI).
  • Самые важные критерии, по которым доноры проводят отбор редакций: независимость, профессиональная репутация и организационный потенциал. 
  • Прописывая первую заявку, покажите, что ваша идея возникла не спонтанно, а логично продолжит вашу предыдущую деятельность. Нехватку опыта в реализации грантов можно компенсировать, продемонстрировав в заявке профессиональный уровень членов команды проекта.
  • Если говорить о классических компонентах грантовой заявки, то, прописывая их, важно пользоваться цифрами и фактами, а не общими фразами и субъективными суждениями (например, о том, что вы планируете создать качественный контент). 
  • Каждый проект — это способ изменить конкретную общественную проблему. Доноры не финансируют зарплаты редакции, они финансируют работу журналистов во имя общественного блага. 
  • Готовя заявку, привлекайте членов команды с разным опытом и функциями. Вашу идею также усилит наличие партнера для ее реализации. Важно проверить, соответствует ли ваша заявка и пакет документов техническим требованиям и критериям донора. 
  • Есть две наиболее распространенные ошибки, которые допускают редакции. Первая — подавать заявку на грант под проект, который не соответствует приоритетам грантовой программы или для воплощения которого у редакции нет ни опыта, ни ресурсов. Вторая — попытка на деньги гранта получить финансирование редакции через расходы, прямо не связанные с деятельностью по заявленному проекту (например, зарплата коммерческого директора). 
  • Чтобы найти слабые места в описании идеи, предложите пересмотреть проектную заявку человеку, который ничего о ней не знает.
  • Репутация организации в донорской среде выстраивается постепенно, поэтому нужно продолжать, даже если вы не сможете получить поддержку с первого или пятого раза. 
  • Чтобы найти подходящий грант, регулярно просматривайте сайты доноров или платформы с конкурсами (Prostir и ГУРТ). Еще один полезный сайт: Funds for NGOs.

Как создать успешную проектную заявку 

Успешная грантовая работа начинается с регулярного мониторинга информационных ресурсов, публикующих возможности от доноров и общественных организаций. Это позволяет изучить карту доноров и предварительно готовить заявки на конкурсы, которые повторяются регулярно. К тому же риск пропустить интересную программу сводится к минимуму. 

Впрочем, среди множества проектов я бы рекомендовала фокусироваться только на тех, цели и темы которых перекликается с проблемами, которые созвучны вам и над которыми ежедневно работает ваша редакция.

Готовя заявку, старайтесь привлечь к будущему проекту членов команды с разным опытом и функциями. Если проект пишет менеджер, целесообразно обсудить концепцию с журналистом и редактором, которые на этапе реализации будут создавать контент. Поинтересуйтесь у специалиста по социальным сетям, как эффективно построить информационную кампанию проекта и какие затраты на это следует предусмотреть. Со своей стороны бухгалтер может проконсультировать по вопросам налогообложения и сопутствующих расходов, которые могут быть неочевидны человеку без опыта подготовки грантовых заявок, но без которых запланированная деятельность невозможна — это, например, банковская комиссия, страховые платежи, оплата аренды помещения или коммунальных услуг.

Еще один фактор, повышающий привлекательность идеи в глазах донора — наличие партнера для ее реализации, который своей экспертизой усиливает вас как ключевого исполнителя или действует как представитель целевой группы. Чтобы найти и привлечь такого партнера, важно четко определить его роль и добавленную стоимость в проекте. Идеальным случаем станет сотрудничество с организацией, ранее имевшей опыт взаимодействия с потенциальным донором и уже занимавшейся реализацией проектов при его поддержке.

И ключевая деталь этапа подготовки грантового проекта — проверка соответствия заявки и представленного пакета документов техническим требованиям и критериям донора. Пренебрежение инструкциями доноров или недостаточно тщательное их изучение приводят к тому, что результат недельной работы команды может свестись к нулю. 

Так в последний день перед подачей заявки может оказаться, что в аппликационный пакет нужно добавлять справку о неприбыльности, которую вы не заказали заранее, или нотариально заверенный перевод выписки из госреестра, на подготовку которого требуется три дня. Что хуже, вы можете отправить заявку, проверив наличие всех приложений, но забыть о требовании донора отправлять файлы в сжатой папке или указывать название конкурсной программы в теме письма. 

Поэтому перед тем, как браться за подготовку заявки, а также еще раз — перед отправкой документов — важно свериться с требованиями донора, изложенными в условиях конкурса.

Какие ошибки легко допустить

Среди ошибок, которые начинающие заявители допускают чаще всего, я бы выделила попытки предлагать проекты, не отвечающие критериям и приоритетам донорской программы или те, для реализации которых заявитель не имеет ни ресурсов, ни соответствующего опыта. Такие идеи чаще всего отсеиваются донором уже на первом этапе оценки. 

Вторая, не менее типичная ошибка — формирование бюджета, который не отражает запланированной деятельности. Нередко ответственный за подготовку заявки специалист не может устоять перед искушением использовать средства проекта, чтобы обеспечить финансирование даже тех расходов, которые прямо не связаны с заявленной деятельностью или не упоминаются в описании проекта. 

В качестве примера могу привести использование средств гранта на выплату месячной зарплаты коммерческого директора (которую редакция не может покрыть самостоятельно), тогда как поданный на грант проект фокусируется на социальных вопросах. Или другой пример — в смету могут быть заложены командировочные расходы, а из описания проекта непонятно, куда именно и с какой целью планирует выезжать команда. 

Обычно такие ситуации случаются, когда медиа рассматривает проект как возможность покрыть регулярные расходы, а не создать уникальный медийный продукт.

Лайфхак — как увеличить шансы на получение поддержки 

Я рекомендую медийщикам, если они только начинают работать над заявками, попросить человека, ничего не знающего о грантовом проекте, прочитать его описание. 

Если такому человеку все понятно без дополнительных объяснений, смело отправляйте документы донору. Если же он или она засыпают вас уточняющими вопросами вроде "А откуда вы будете брать информацию для материалов?", "Думаешь, местная молодежь этим интересуется?", "Не понимаю, вы будете публиковать статьи в газете или на сайте?", позаботьтесь, чтобы ответы на эти и подобные вопросы, вошли в заявку. 

Обычно это помогает увидеть слабые места в описании идеи.

К чему стоит быть готовым, если только начинаешь заниматься фандрайзингом в медиа

Следует понимать, что репутация организации в донорской среде выстраивается постепенно. Не нужно разочаровываться, если вы не добились успеха с первого или даже пятого раза. Не все доноры готовы давать обратную связь заявителям по поводу качества их заявки и причин, по которым ее отклонили: их ресурсы ограничены. 

Однако можно попросить об обратной связи. В этом случае будьте конструктивны, не вините и не требуйте объяснений. Спрашивайте не столько об ошибках, сколько о советах, которые следует учесть, чтобы ваша заявка больше отвечала ожиданиям донора. Можете также уточнить, планирует ли донор презентацию программ или обучающие сессии в вашем регионе, которые вы смогли бы посетить.

Какие сайты стоит мониторить, чтобы найти поддержку 

Мониторить информацию о грантовых возможностях для медиа следует как на сайтах и страницах в социальных сетях доноров, так и на сайтах-агрегаторах или платформах вроде Prostir.ua, ГУРТ или же на странице программы House of Europe. Главное — делать это регулярно. 

Для тех, кто владеет английским языком, могу порекомендовать сайт Funds for NGOs. Там также можно найти советы и инструкции по подготовке грантовых заявок, реализации проектов, эффективной отчетности.


Фото Kelly Sikkema с сайта Unsplash