في ظل أزمة كورونا.. تعرّفوا إلى أبرز المنصات للعمل عن بُعد

في ظلّ تفشي "كوفيد 19" في معظم دول العالم، الذي سُجّلت أولى الإصابات فيه في مدينة ووهان الصينية، اتخذت الدول إجراءات صارمة من أجل الحدّ من انتشار الفيروس وحماية المواطنين، وتمثّلت هذه التدابير بحظر التجوال وفرض الحجر المنزلي، فاضطر أصحاب العمل والمؤسسات في شتى المجالات أن يلجأوا إلى منصات العالم الافتراضي الرقمي للتواصل ومتابعة أعمالهم.

وهذا بدوره يقودنا لنتيجة تقرير أعدته شركة أبحاث السوق (جارتنر) حيث يُشير إلى أنه بحلول العام 2030 سيختار أقل من ثلث الموظفين العمل من المكاتب، وما أزمة فايروس كورونا إلا اختبار لتمكين التكنولوجيا بأعلى صورها في العمل، والإنتاج في تحدٍ للمسافات.

في ويبنار أقامته منصة بصمة الرقمية بعنوان إدارة وتسويق عن بعد، قالت جيسي المر، وهي مدربة ومستشارة إعلامية معتمدة: "هذه الأزمة كشفت أن معظم المنظمات والمؤسسات لا تمتلك خطة لإدارة الأزمات، وبات من الجدير الآن معرفة أهمية أن تكون خطتهم البديلة فاعلة وجاهزة فوراً في أي وقت". وأضافت: "هناك تأثير سلبي للتواصل عن بُعد فيما يخص العمل الصحفي، مثلاً: عدم القدرة على الاحتكاك بشكل مباشر مع الناس، وانتاج قصص تُلامسهم وتلامس طبيعة واقعهم، لكن في المقابل يُمكننا التغلب على كل السلبيات هذه وغيرها من خلال إدارة العمل والمقابلات عبر الانترنت، وإذا كنا لا نملك كاميرا احترافية للتصوير، بالإمكان الاهتمام بالإضاءة فقط".

إن العمل عن بُعد يحتاج إلى 5 أسس، بحسب ما ورد في الدليل الشامل لإدارة الأعمال من المنزل_ وهي:

1.التواصل/ وهذه أمور مهمة من أجل إنجاحه:

*أن يكون فريق العمل مشارك في الصوت والصورة، لضمان عدم تشتتهم في الأمور المحيطة بهم.

*سرعة الانترنت ضرورية لعدم تقطّع الصوت وبالتالي فقدان

أجزاء مهمة من الاجتماع.

*لنضمن النظام في الاجتماعات وعدم المقاطعة بشكل فجائي على المتحدث، ننصح باستخدام خاصيةHand Raise  والتي ترسل للمتحدث تنبيه أن هناك شخص يريد الحديث.

* مشاركة شاشة المتحدث والمحتوى الذي لديه كشرائح العرض التقديمي على الأداة.

2.مراقبة ومتابعة الموظفين.

3.إدارة المهام.

4.إدارة الملفات والمستندات والحفاظ على السرية.

5.إدارة العملاء.

وفيما يلي تقدم شبكة الصحفيين الدوليين أهم المنصات والأدوات لتسهيل العمل عن بُعد:

1. نبدأها بالمنصة الأحدث التي تم وفرتها أفايا في فبراير 2020، وهي منصة "Avaya Spaces" لإجراء اجتماعات فيديو وصوت عالية الدقة، بطريقة سلسلة وفاعلة.
2. رزنامة جوجل "Google Calendar" تستخدم لتنظيم العمل وترتيب المواعيد ويمكن ربطها بـGmail لتسهيل المهمات.
3. منصة Teams من مايكروسوفت، التي ستُمكن مستخدميها من تسجيل الاجتماعات بسعة تخزينية تصل إلى 1تيرابايت.
4. منصة LogMeIn ، التي تُتيح إضافة 3000 مشارك في العروض التقديمية من خلالها، وسهولة وصول سطح المكتب البعيد من العديد من الأجهزة.
5. منصة Trello، حيث يمكنك إنشاء جداول عليها لتنظيم العمل والمهام، وملاحظات لاصقة رقمية.
6. منصة Webex، من انتاج شركة Cisco، وهي تضمن استخدام غير محدود المدة الزمنية، ودعم أكثر من 100مشارك، كذلك توفير الاتصال الهاتفي.
7. Hangouts Meet، توفرها شركة جوجل مجاناً حتى تموز/يوليو2020، تضمن عقد اجتماعات لـ250 شخص، وتسجيل الاجتماعات، إضافةً إلى خدمة البث المباشر التي تصل لـ10000 متابع.
8. Jami، الذي يضمن خصوصية عالية لمستخدميها، يُفر التواصل عبر الفيديو والصوت ونقل الملفات بأمان.
9. Asana، وهو تطبيق هاتف وويب يساعد على تنظيم وإدارة العمل بكل سهولة وتوزيع المهام، وتقديم تقارير دقيقة حول سير العمل.
10. Twist، وهي المنصة الأكثر ذكاءً وتنظيماً حيث يفكك المحادثات  لسلاسل منتظمة بحسب تصنيف الموضوع.
11. Signal، أهم ما يميز هذا التطبيق هو إمكانية تشفير الرسائل سواء كانت نصية مكتوبة أو صور أو فيديوهات، ويمكنك إجراء مكالمات هاتفية مشفرة كذلك.
12. MatterMost، وهو بتكلفة شهرية قليلة، لكنه يكفل لك الخصوصية، ويمكنك تطوير ميزات جديدة عليه.
13. Torproject، وهو متصفح بديل لكروم، يحمي المستخدمين من المراقبة من قبل مزودي الإنترنت.

وهناك العديد من الأدوات التي تساعد على زيادة الإنتاجية في العمل، بالإمكان إضافتها لمتصفح كروم، منها:

1. Grammarly لتصحيح الأخطاء الإملائية والصياغة اللغوية الإنجليزية.
2. Google Keep سهل الاستخدام ويوفر خدمات عديدة، ويمكنك جعله متزامن مع جميع حساباتك.
3. Noisli لدمج الأصوات بجودة عالية.
4. Vimium يوفر اختصارات لوحة المفاتيح، ويمكنك تخصيص ما تحتاجه بالأكثر منها، للتصفح بطريقة أسرع من دون الحاجة للماوس.
5. ToDoBook تضمن لك عدم إضاعة الوقت وإنجاز مهامك.
6. Buffer لتنسيق المنشورات بوقت أنت تحدده على مواقع التواصل الاجتماعي كفايسبوك وتويتر وانستغرام وغيرها.
7. boomeranggmail لجدولة إيميلاتك التي تود إرسالها، والمساعدة في كتابة الرسائل والتحكم بها.
8. feedly لتنسيق المواقع المفضلة لديك ومنحك ما يهمك منها، وكذلك قراءة صفحات تويتر وبريدك الإلكتروني وإمكانية مشاركتها.
9. LastPass  لحفظ جميع كلمات السر الخاصة بك على المواقع من دون إظهارها.
10. Nimbus لالتقاط صور واضحة ونقية للشاشة وإرسالها.