إن كنت صحفياً يعمل في غرفة الأخبار أو لحساب مؤسسة إعلامية، فعلى الأرجح أنك اكتشفت بأن إدارة المشروع من الممكن أن تكون مشكلة مزعجة ومستمرة. أعضاء فريق عملك يفوتون مواعيدهم النهائية، أو ينسون قراءة/ إرسال رسالة إلكترونية. ربما توجب عليك تذكير ذات الأشخاص بإرسال مسودة أولى لك... والآن أنت مستعد للطباعة! أو ربما قد تكون الصحافي المنخرط بالمساعدة في التخطيط لدورة تدريبية أو مؤتمر، وتجد المزيد والمزيد من المهام اللوجستية التي تحتاج إلى التعيين والإكمال.
إذا كانت حالك شبيهاً بأي من الحالات أعلاه، فإن أداة إدارة المشروع على شبكة الإنترنت من شأنها دون شك أن تساعد في تنظيم فريقك! هناك عدد من أدوات إدارة المشاريع متوفرة حالياً، ومعظم التطبيقات الحديثة غير مخصصة لحقل معين. بدلاً من ذلك، فإنها توفر مجموعة متنوعة واسعة من الخيارات لمساعدة المجموعات في إدارة مشاريعهم. يمكنك بسهولة تحديد من سيسمح له برؤية وتحرير مساحة العمل. تسمح لك بعض الأدوات بمعرفة كم مرة سجل شخص ما الدخول مؤخراً، مما يمكنك من تتبع أعضاء فريقك الذين لا يساهمون بالقدر الذي ينبغي.
أدناه ثلاثة أدوات لتجربوها:
"Basecamep" هو برنامج إدارة مشاريع قوي جداً. يمكنك قصر المستخدمين على أولئك الذين توافق عليهم، وحتى تخصيص لجان فردية أو مجموعات فرعية داخل النظام للوصول لمنحها مزيداً من الصلاحيات في الإداة. داخل "Basecamep"، يمكن للأعضاء إرسال رسائل لبعضهم البعض حول المشاريع، إنشاء لوائح بالمهام المطلوب إنجازها، تحديد النقاط الفارقة، تحميل ومشاركة الملفات وإنشاء "لوحات كتابة"، وهي مساحات يمكن للمستخدمين المخولين إضافة وتحرير محتواها في بيئة مشتركة. يحظى "Basecamep" بشعبية كبيرة بين جميع أنواع المنظمات، ومتوفر بـ 24 دولاراً أميركياً في الشهر للإستخدام الأساسي.
قد يكون مصطلح"wiki" مألوفاً لديك، وهو موقع بسيط على شبكة الإنترنت بإمكانك إنشاءه وتحريره بسهولة لجمع الملاحظات الشخصية، ولإنشاء مواقع عمل تعاونية وإدارة المشاريع والمناسبات. شأنه شأن "Basecamep"، يتيح "PBwiki" التحرير الجماعي، تحميل ومشاركة الوثائق والوسائط المتعددة، إدارة الوثائق، إنشاء لوائح بالمهام المطلوب إنجازها وتحديد النقاط الفارقة، مع عدد من إعدادات الأمان لتقييد (ومنح) خيار الدخول للآخرين. إضافة إلى ذلك، يمكنك أيضاً استخدام "PBwiki" لإجراء مكالمات جماعية. "PBwiki" متوفر مجاناً كما يتوفر بخطط مدفوعة.
أخيراً، قد تكون على معرفة مسبقة بأحدث أداة تعاونية متاحة: "Google Wave". "Wave" هي خدمة التواصل الاجتماعي من غوغل والتي تجمع "الكل في واحد". فهي تجمع بين البريد الإلكتروني والرسائل الفورية والمدونات ومشاركة الوثائق و"الويكي" ومحتوى الوسائط المتعددة، لتوفير منصة تواصل فعالة للغاية في الوقت الفوري. "Wave" هي خدمة مجانية، لكن يجب أن تكون قد تمت دعوتك من قبل صديق للإنضمام. لمزيد من المعلومات حول كيفية استخدام "Wave"، انقر هنا لتحميل نسخة مجانية من دليلنا.
في حين أن هذه ليست سوى ثلاثة من أدوات التعاون الجماعي العديدة المتاحة، ضع في اعتبارك أن معظمها توفر فترة تجريبية مجانية قبل أن تقرر استخدام أي خدمة بالكامل. أرغب بتشجيعكم على تجريب "Basecamp" و "PBwiki" و "Wave" لمعرفة كيف يمكن أن تساعدك ومؤسستك.
أيمي وب هي استشارية في مجال الإعلام الإلكتروني في شبكة الصحفيين الدوليين ورئيسة "Webbmedia Group". أطلقت أيضاً موقع "Knowledgewebb"، وهو موقع جديد للتدريب على الوسائط المتعددة. يمكنكم أيضاً متابعة أيمي على تويتر وعلى ديلشس.