Todas las organizaciones de medios se encuentran realizando algún esfuerzo con respecto al uso de medios digitales, ya sea para construir un sitio Web, aplicar herramientas de las redes sociales como del.icio.us o Facebook, o incluso difundir videos. Pero para muchos la motivación de usar medios digitales nace de la lucha por mantenerse relevante y solvente en el escenario de constante cambio de los medios, en vez de probar algo nuevo o aprender algo más sobre la nueva tecnología.
En realidad, muchos periodistas se sienten aterrados a la hora de probar nueva tecnología o lo ven como una amenaza a la práctica tradicional del oficio. Como las organizaciones de medios están realizando el cambio inevitable a los medios digitales en sus operaciones diarias, la capacitación del personal se hace necesaria y en muchos casos también el cambio de responsabilidades.
Lo siguiente son cinco consejos con ejercicios prácticos que los jefes de prensa pueden usar para motivar a su personal, y así todos usen y aprovechen la tecnología.
1. Desarmar una computadora
Existe una razón por qué es tan caro el soporte tecnológico: a la mayoría de los consumidores les aterra la idea de desarmar sus computadoras. Una forma fácil de desmitificar a las máquinas que nos sirven para el trabajo es llevar a delante una sesión corta donde el personal “diseccione” una computadora. La mejor forma de empezar está sesión es contando la historia de la disección de la rana en la clase de biología de la escuela. Relacione eso con el hecho de desarmar una computadora. Explique que nada se dañará y que la mejor forma de entender cómo funciona una computadora es echando una miradita a su “entrañas”.
Adaptación: Utilice una computadora vieja. No use una portátil por ningún motivo. Abra la tapa exterior de plástico. En la mayoría de las computadoras sale fácilmente. Quite la memoria. Explique qué es cada parte y para qué sirve. Quite lo todo lo que crea conveniente. Permita que todos toquen y sientan las partes. Páselas alrededor. Tenga a la mano el vocabulario y las definiciones, asegurándose de llamar por su nombre correcto a las partes. Invite a todos a participar y armar el equipo de vuelta.
Resultado: Los empleados mostrarán más confianza una vez que hayan entendido lo que hay dentro de la caja que usan a diario. Sentirán menos miedo e inseguridad cuando utilicen la nueva tecnología.
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2. Plantee objetivos y metas realistas
Incluso el mejor de los capacitadores no podría convertir a un usuario en un experto en Photoshop. No todo el mundo tiene la aptitud o imaginación de crear material multimedia. A la vez, muchos pueden sorprender por la rapidez con que aprenden las nuevas técnicas.
Adaptación: Tenga en la mente que cada persona aprende y entiende a su manera. La capacidad multimedia no tiene que ver con la edad, el género o la demografía, por eso es importante no hacer suposiciones. Puede empezar una iniciativa de capacitación pidiendo al personal que llene un formulario de autoevaluación. Incluso puede crear un concurso de aptitudes para evaluar el nivel de sus estudiantes antes de empezar la capacitación. Es importante plantear objetivos importantes y realistas.
Resultado: Si puede diseñar las sesiones de capacitación de acuerdo a la medida del personal mucho mejor. Cada persona aprende de acuerdo a su potencial, su sala de prensa podrá obtener el máximo beneficio.
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3. Cree intranet para la oficina
Un intranet es un portal interno y protegido, que contiene información para el personal de la compañía. El sitio sirve para poner información de contacto, compartir documentación, manejar la agenda y el calendario de reuniones, y más.
Adaptación: Muchos medios de comunicación ya cuentan con intranets, pero no los utilizan para continuar con la enseñanza de sus infinitos usos. Quienes capacitan al personal podrían considerar el uso del intranet de la oficina para circular módulos, publicar consejos y ejercicios prácticos, etc. Se puede usar pizarras digitales para poner preguntas o comentarios del personal y más. Nota importante: este sitio es un espacio creado para el personal, fácil de manejar y sólo con acceso para los empleados. No es un sitio público para que otros lo vean.
Resultado: El personal de su medio hará uso del sitio si los recursos de capacitación están siempre disponibles y si continuamente se actualiza la información.
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4. Cree un blog para el personal
A los blogs se los ve como si fueran espacios para el chisme o para los imitadores de columnas políticas. En la realidad, un blog es simplemente una plataforma de publicación que permite a cualquier usuario publicar contenido en la Web de manera rápida y fácil. Por esta razón, un blog puede ser el espacio perfecto para que el personal de su medio aprenda a usar la tecnología y sus herramientas digitales.
Adaptación: Inicie un blog de capacitación para el personal. Puede crear un nuevo blog usando el sistema de gestión de contenido de su sala de prensa o puede inscribirse a un blog gratuito en Blogger.com. Nuestra sugerencia es que mantenga este blog completamente reservado y con una contraseña de acceso.
Puede solicitar a cada empleado hacerse cargo de cubrir su sala de prensa o de un tema de la semana. Él o ella podrían redactar por un tiempo determinado un comentario por día, y él o ella podrían subir fotos y videos. Podría estructurar el periodo de cobertura de la semana usando una serie de ejercicios. Vea los ejemplos de abajo. Es importante que cree un sistema de retroalimentación y aprobación.
DÍA UNO: publique un tema
DÍA DOS: publique un tema con unos tres hiperlinks
DÍA TRES: publique un tema, unos tres hiperlinks y una foto
DÍA CUATRO: publique un tema, unos tres hiperlink, y una foto central con leyenda
DÍA CINCO: publique todo lo de arriba y un video de YouTube
Resultado: Si crea un blog interno con un plan estructurado evitará que sus empleados se sientan intimidados ante el aprendizaje y la edición multimedia. Puede que el personal se sienta más dispuesto a contribuir con más material multimedia.
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5. Empiece un programa interno de mentores
Contar con mentores para el personal es una forma positiva de cultivar el trabajo de grupo y continuar aprendiendo en la organización. También puede ser la mejor forma de conectar a los empleados.
Adaptación: Identifique, en su medio, quienes tienen conocimientos más avanzados en medios digitales y tecnología. Pregunte si estarían interesados en hacerse mentores del personal. Nuestra recomendación es que el programa sea de uno a uno para sacar el máximo provecho.
Muchos programas tutoriales no tienen éxito porque no tienen estructura. Sería bueno plantearse anticipadamente las expectativas. Tome en cuenta hacer una reunión de grupo, donde los mentores pueden conocerse y hablar de cómo proceder. Es aconsejable que los mentores se reúnan en pares informalmente una vez a la semana en un período de seis semanas, ocho meses, o un año, para intercambiar ideas y proyectos.
Resultado: Algunas veces aparecen los problemas, o la creatividad se agota, porque el personal no quiere hacer preguntas o tiene miedo de hacerlas. Recurrir a un mentor es fácil y una forma barata de ofrecer capacitación al personal y ayudar a que las organizaciones en grupo.
Amy Webb es una consultora de medios digitales y directora de Webbmedia Group, LLC. En su columna semanal Amy Webb informa sobre multimedia y da consejos sobre reportería y estrategias para incorporar la tecnología en la sala de prensa.