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Consejos de contabilidad para emprendedores de periodismo

porJames Breiner
Aug 28, 2019 en El negocio del periodismo
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La mayoría de quienes transitamos el camino del periodismo tenemos poca o ninguna experiencia en gestión financiera de medios de comunicación. Este artículo está dirigido a quienes estén planeando o ya estén manejando una startup de periodismo y sientan que necesitan saber más sobre el tema.

Puede que no seas muy versado en contabilidad, pero eres periodista, de modo que sabes cómo preguntar, investigar temas, procesar lo aprendido, organizar el material y presentarlo de manera clara y comprensible. Sabes cómo contar una historia. Los informes contables y financieros, por su parte, cuentan una historia con números. Un informe financiero responde a la pregunta "¿Cómo va el negocio?". La respuesta es una historia para ti, tu staff, tus inversores o tus financistas.

Presupuesto mensual de gastos

Comencemos por la creación de un presupuesto mensual de gastos. Un presupuesto es una hoja de ruta. Nos dice hacia dónde vamos y cómo vamos a llegar allí. También marca cada hito del camino.

Comienza por hacer una lista de todas las cosas en las que gastas dinero cada mes, o en las que deberías gastarlo. Digamos que no sabes cuánto tienes que pagar por un web hosting, o cuánto pagarle a un freelancer. Haz como un periodista: investiga entre las empresas que tengan un tamaño y tipo similar al tuyo.

Los gastos mensuales pueden incluir salarios, beneficios para empleados (estima un 25-35% del salario), pagos a freelancers, web hosting, diseñadores web, consultores tecnológicos, suscripciones a software, acceso a Internet, almacenamiento digital, alquiler y gastos en servicios públicos (en caso de que tengas una oficina), etc.

Después de hacer la lista, pregúntate si esos gastos están alineados con tus objetivos y prioridades.

Por ejemplo, ¿gastas mucho dinero en diseño web cuando hay herramientas gratuitas disponibles para producir un nivel aceptable de calidad? Es decir, ¿puedes producir un producto mínimo viable que satisfaga a tu audiencia en esta etapa de su desarrollo sin incurrir en un costo exorbitante? ¿Realmente necesitas una oficina o tu equipo puede reunirse en una casa o un lugar público con wifi?

Google ofrece una hoja de presupuesto gratuita. Encuéntrala aquí.

Ahora pon esos números en una hoja de presupuesto. Cuanto antes comiences a usar hojas de cálculo para este fin, mejor. Estas hojas hacen los cálculos por ti, te permiten clasificar y organizar la información fácilmente y producir informes de aspecto profesional que muestren tu situación financiera en detalle. Google ofrece una hoja de cálculo de presupuesto gratuita que te ayudará a organizar tu información. Sigue las instrucciones e ingresa los gastos proyectados cada mes durante al menos un año.

Flujo de caja

Ahora que tienes gastos estimados, puedes comenzar a comprender el concepto de flujo de caja. El flujo de caja es la medida de cuánto gastas frente a cuánto dinero ingresa cada mes o año. El flujo de caja te dice qué tan rápido estás quemando el combustible (dinero) que tienes en el tanque, y qué tan rápido estás reemplazando lo que has quemado.

Aconsejo a los emprendedores que creen su presupuesto de ingresos (usando la misma hoja de cálculo anterior) en torno a la cantidad que necesitan para cubrir los gastos. Comienza a usar el término "ingresos" para referirte al dinero total que ingresa, porque "ganancia", para contadores y empresarios, hace referencia a lo que has ganado después de cubrir los gastos.

Supongamos que comienzas con un saldo inicial de US$100.000, que proviene de los ahorros de todos los cofundadores y las contribuciones de familiares y amigos. Y supongamos que tu presupuesto para el primer año requiere gastos únicos de US$10.000 (computadoras portátiles, teléfonos inteligentes y herramientas audiovisuales) más gastos mensuales de US$5.000. Para fin de año, solo te quedarán US$30.000, suficientes para sobrevivir durante seis meses, a menos que encuentres nuevas fuentes de ingresos o reduzcas los gastos proyectados (100.000 menos 10.000 menos 60.000).

Generando ingresos

Este presupuesto de gastos te permite ver los desafíos por delante. Debes comenzar a trabajar desde el principio para encontrar otras fuentes de ingresos. O quizás puedas ampliar tu inversión inicial al reducir los gastos que no se alinean estrechamente con los objetivos de tu producto.

¿Dónde buscar fuentes de financiación? Puedes encontrar información sobre posibles fuentes de ingresos para el periodismo de calidad en estos posts de journalism.co.uk, el Centro Knight y News Entrepreneurs

No asumas que podrás generar ingresos significativos con publicidad digital estándar. Alguna vez se creyó que era una alternativa sostenible, pero lo cierto es que rara vez es una fuente de ingresos sólida para una startup. La razón es que las publicaciones web cobran a los anunciantes una tarifa basada en 1.000 visitas o impresiones de páginas (conocida como CPM, costo por mil). Si bien los principales sitios de noticias pueden obtener CPM de aproximadamente US$8, los expertos de la industria dicen que es más típico que los sitios de noticias obtengan entre US$0,50 y US$1 por cada mil páginas vistas, dependiendo del tipo de audiencia que tenga una publicación como la tuya.

Supongamos que pudiste cobrar a los anunciantes US$1 por cada mil visitas a la página (o CPM). Tendrías que obtener 5 millones de visitas al mes para generar US$5.000 al mes, que es el monto de tus gastos mensuales en el modelo anterior. (Por supuesto, podrías cobrar un CPM más alto si puedes ofrecer a tus anunciantes una audiencia preferencial con mayor poder adquisitivo, por ejemplo).

No te desesperes. Se puede persuadir a quienes apoyan tus objetivos y tu misión para que contribuyan, incluso si no tienes una gran audiencia. Pero sí debes tener una audiencia que debe estar creciendo y estar comprometida.

Principio de acumulación vs. principio de caja

A medida que aprendas sobre la parte financiera del negocio, puede que te topes con el concepto de principio de acumulación vs. principio de caja. La contabilidad de caja es como llevar una chequera, y ese es el método que utilizamos en el presupuesto de muestra anterior. Registras los ingresos en efectivo y los pagos a medida que ocurren. Como editor, sin embargo, siento que la contabilidad de acumulación ofrece una imagen más realista de nuestra posición financiera y nuestros flujos de caja que un sistema de contabilidad de efectivo.

Los pros y los contras de ambos se discuten en este artículo (en inglés). Dice: "Con el método de acumulación, los ingresos y gastos se registran a medida que ocurren, independientemente de si el efectivo realmente ha cambiado de manos". Entonces, si un cliente compra un anuncio y el anuncio se publica, los ingresos se registran en ese momento, aun si el cliente no ha pagado. Del mismo modo, si tu empresa paga a los vendedores por comisión, ese gasto se registra en el mes en que se completó la venta, no cuando la comisión realmente se pague.

Una vez que trasciendas lo básico, es posible que disfrutes la manera en que la contabilidad te permite mirar debajo de la piel de la empresa –como en una radiografía– para distinguir lo que sucede por dentro. Podrás tomar mejores decisiones basándote en hechos en lugar de suposiciones. Podrás identificar tendencias y aprovechar las positivas al tiempo que reduces la exposición a las negativas.

Con las hojas de cálculo, podrás proyectar fácilmente el futuro cambiando las variables y los supuestos sobre ingresos y gastos. Una organización con la que trabajo utilizaba con éxito hojas de cálculo detalladas para desarrollar proyecciones de ingresos y atraer inversiones externas.

Estas herramientas pueden ayudarte a hacer que tu emprendimiento sea más sostenible y a identificar oportunidades para la innovación y el crecimiento.

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Este artículo es parte de nuestro kit de herramientas para el periodismo emprendedor, que lanzamos con el apoyo de Civil. Entra para descubrir más artículos acerca de cómo lanzar un emprendimiento periodístico.


James Breiner es un consultor bilingüe (inglés-español) de periodismo digital y liderazgo en salas de redacción con tres décadas de experiencia. Su especialidad es el periodismo emprendedor, o nuevos modelos financieros para medios digitales. Actualmente es profesor visitante de Comunicación en la Universidad de Navarra en Pamplona, España.

Imagen con licencia Creative Commons en Unsplash, vía StellrWeb.