كيف تكتب مقترح مشروع لمبادرة رقمية بخطوات سهلة

بواسطةياسمين إبراهيم
Mar 1, 2016 في تفاعل الجمهور

تعتبر صياغة فكرة المبادرة أو المشروع من أهم التحديات التي تواجه صاحب المبادرة في بداياته. وسنتناول هنا كيف تكتب مقترح مشروع "Proposal" لتحويل مبادرتك من مجرد فكرة في رأسك إلى مخطط مكتوب على ورق، وسنطرح أهم العناصر المفترض تواجدها في أي طلب مقترح مشروع أو طلب منحة لأحد الجهات المانحة او الداعمة أو حتى لعمل شراكات مع هيئات أو شركات.

أحكي لكم بعض التفاصيل الهامة من خلال عملي على مبادرتي ذاتِكـ The Digital Museum of Women, Zatek، كذلك من خلال عملي السابق كمسؤولة علاقات دولية وكتابة مشاريع منح ومدربة في هذا المجال.

في البداية تطلب بعض الجهات ما يسمى (بورقة مفهوم) Concept Note وهي مخطط عام مختصر للفكرة ويشتمل على بعض العناصر الأساسية وهي:

المقدمة

تطلق عليها بعض الهيئات الإطار العام للمشكلة، أو خلفية المشكلة، وتعرف الهيئة المانحة بمقتضاها إذا كانت فكرتك أو مبادرتك تنبع من احتياج حقيقي لدى المجتمع أم مجرد فكرة خيالية ليس لها أساس من الواقع، ويفضل أن تشتمل المقدمة على إحصائيات وبيانات من جهات بحثية موثوق بها تصف المشكلة أو الواقع مثل الهيئات التابعة للأمم المتحدة كصندوق الأمم المتحدة الإنمائي أو مؤسسة الأمم المتحدة للعلوم والثقافة أو مركز المعلومات ودعم إتخاذ القرار في مصر أو مراكز إستطلاع الرأي او البحوث وهكذا، لأن وجود الإحصائيات يعطي الانطباع بأنك دارس للمشكلة وواع بآثارها.

فضلاً عن ذلك، يجب أن تكون هذه الإحصائيات ذات صلة بموضوع مبادرتك مثل عدد مستخدمي الانترنت في بلدك، أو عدد الشركات التي تستخدم التجارة الإلكترونية. وفي نهاية المقدمة تطرح بشكل مختصر كيف تلبي فكرتك هذا الاحتياج أو تسد الفجوة التي طرحتها في المقدمة ويجب ألا تتجاوز المقدمة فقرتين.

نصيحة بسيطة من خبرتي الشخصية، آخر ما اكتبه في مقترح المشروع هو المقدمة لسببين هما أنني غالباً ما أُغير بعض التفاصيل بعد تحويل الفكرة إلى خطة مكتوبة ثم اعود لأغير المقدمة أكثر من مرة مما يستهلك الكثير من الوقت، ثانياً عندما أكتب المقدمة في الأول أتطرق لجوانب عديدة وأجد مقدمتي غير محددة وتائهة.

الأهداف

تطلب بعض الجهات كتابة نوعين من الأهداف (الهدف العام Goal، والأهداف الخاصة أو المحددةObjectives)؛ وأحياناً أخرى تحدد هي الهدف العام كأن يكون مثلاً "تنمية سبل الديموقراطية وحرية الرأي في المنطقة العربية" أو فقط تكتفي بأن يكون الهدف العام ضمن مهمة وأهداف الجهة المانحة.

لكن ما هو الفرق بين الهدف العام والأهداف المحددة؟

الهدف العام هو الحلم أو الهدف الأسمى لمشروعك أو مبادرتك مثل "مجتمع تكون فيه حرية الرأي مكفولة للجميع" أو "محو الأمية الإلكترونية في المنطقة العربية"، ويحدد الهدف العام قناعاتك ومعتقداتك بالنسبة للفكرة أو المبادرة والاتجاه العام لها، لكن لا يحدد آلياتك المباشرة في تنظيم وإعداد فكرتك، وهو الأمر الذي تختص به الأهداف المحددة.

تعد الأهداف المحددة من أهم النقاط التي يبحث عنها المانح في مقترح المنحة ليس فقط لأنها تحدد شخصية مشروعك أو مبادرتك  لكنها تحدد إلتزاماتك أيضاً، فالأهداف التي تحددها لنفسك في مقترح المشروع أو المبادرة تلتزم بها حتى نهايتها وسُتسأل عنها في تقارير المتابعة وعند انتهاء المشروع، لذلك فمن المهم جداً أن تتوخى الحذر في كتابة أهدافك المحددة وألا ترفع سقف توقعاتك أكبر من حجم قدراتك الحقيقية أو ما تستطيع فعلاً عمله أو الوصول إليه، وعموماً تطبق على الأهداف المحددة قاعدة عالمية تسمى SMART يمكن أن تقرأ المزيد عنها، هنا وهنا.

الأنشطة

وهي الإجراءات المتخذة لتنفيذ أهدافك المحددة، مثل "شراء مساحة استضافة على الانترنت"، أو "تنظيم تدريب لـ 20 شاب وشابة على الصحافة الرقمية". ويشترط في الأنشطة أن تكون مقومة أي أن يتم تحويلها لمبلغ من المال ولها زمن محدد (بداية ونهاية وفترة تشغيل)، وشخص واحد مسؤول عن تطبيقها (أنت أو أحد أفراد طاقمك). في ذات الإطار، إن تحديد الأنشطة أيضاً يساعدك في تحديد الميزانية والأفراد الذين تحتاج لتعيينهم لإتمام مشروعك أو مبادرتك، وتحديد ما هي توصيفاتهم الوظيفية ومهامهم.

يجب التنبه إلى عدم الخلط بين الهدف المحدد والنشاط، مثال "تنظيم تدريب صحافة رقمية لـ 20 صحفي" كهدف محدد، لأنه نشاط لكن الهدف المحدد هنا هو "رفع كفاءة ومهارات الكتابة الرقمية لدى 20 شاب وفتاة" والتدريب أحد الإجراءات المنفذة لتحقيق هذا الهدف، وهكذا دواليك.

الميزانية المقترحة

هي الخطة المالية التي تحدد احتياجاتك المقومة مثل الآلات والمعدات وطرازها وعددها كأجهزة الكمبيوتر المطلوبة وموديلاتها واستخداماتها، وعدد الموظفين أو الخبراء المطلوبين وعدد ساعات عملهم ومرتباتهم أو مكافآتهم، تكاليف السفر والانتقالات، الإيجار والمصاريف الجارية مثل نفقات الانترنت والتلفون وغيرها.

بالتوازي يجب أن تطابق الأسعار الموجودة الواقع المقترح بالميزانية. ولكل جهة تمويل شروط بعينها في الميزانية المقدمة مثل الإلتزام ببرنامج أو نموذج معين، ويعد برنامج الإكسل Microsoft Excel من أكثر البرامج انتشاراً في كتابة مقترح الميزانية، أو تشترط الجهة ضرورة تبرير كل بند من بنود الميزانية، او استخدام عملة أخرى غير العملة المحلية كالدولار أو اليورو.

يجب قراءة شروط الهيئة التمويلية فيما يخص خطة الميزانية المقترحة والالتزام بها، فبعض الجهات تشترط مساهمة طالب التمويل فيما لا يقل عن 10 أو 20% من إجمالي ميزانية المشروع أو ألا تزيد مساهمة الجهة الممولة عن 80% من إجمالي الميزانية كالاتحاد الأوروبي، أو تشترط وجود هيئات أخرى متعاونة في التنفيذ، أو ألا تزيد نفقات المرتبات عن نسبة معينة من إجمالي قيمة المشروع مثل المعونة الأمريكية.      

هذه هي أهم العناصر التي لا يخلو منها أي مقترح مشروع أو مبادرة، لمعرفة المزيد يمكنكم الإطلاع على الروابط التالية: هنا، وهنا وهنا.

تحمل الصورة رخصة المشاع الإبداعي على فليكر، بواسطة كين تيغاردن.

ياسمين إبراهيم من مصر، هي إحدى المشاركات في برنامج مركز التوجيه بدورته الثانية التابع لشبكة الصحفيين الدوليين بنسختها العربية بهدف تطوير مشروعها الإعلامي من ضمن مشاريع أخرى في الشرق الأوسط وشمال أفريقيا.