كيف تقدم يد العون لموظفيك

بواسطة
Jun 27, 2008 في المبادرات الاعلامية

بعض المبادئ في علم الإدارة                                      بقلم ليزا سكنلنكر

 

يتذمر مدراء الصحف ومحطات الإذاعة بشكل مستمر من أنهم لم يتلقوا أي تدريب عن المهارات التي يجب أن تكتسبها المرء ليصبح مديراً ناجحاً. مثل المحترفين الآخرين يتم ترشيح صحفيو جزيرة المحيط الهادي للمناصب الإدارية بناءً على مهاراتهم في وظائفهم الأخرى. ولكن أن تكون مراسلاً جيداً لا يجعل منك بالضرورة مديراً جيداً. هذا الملحق سيقدم لك المساعدة اللازمة في هذا المجال.

 الدليل المسمى " صحافة المحيط الهادي " أي دليل المساعدة الذاتية هو كتاب موجه نحو المراسلين. ولكن بذات الوقت يعتبر أداة يستخدمها المدراء. فيما يلي نورد بعض الطرق التي بإمكانك أن تستخدمها لمساعدة موظفيك.
 أيضاً.;1- بإمكانك أن تنشئ جدول مواعيد وتستخدمه كمخطط لورش العمل الخاصة أو برامج التدريب الشخصي لتقوم بزيارة هذه المناطق المختلفة المدونة على القائمة.

2- قم بالتوسع لتشمل المواضيع التي يحتاج موظفوك العمل عليها. واجعل منها الأسس التي سيتم تقييم فريق العمل لديك بناءً عليها. بإمكانك أن تستخدم التعليمات والنصائح كأسلوب لتقييم أداء الموظفين. يوجد أيضاً في هذا الملحق عينة وتعليمات عن كيفية القيام بالتقييم على أكمل وجه.

3- بإمكانك أيضاً أن تكوَن أفكاراً عما تترقبه أو تبحث عنه عند كتابة تقرير أو وصف لعادة ما كدليل لتقوم عن طريقه برصد مستوى تقدم الموظفين والعمل على رفعه بآن واحد.

 

لا تنسى أثناء استخدامك هذا الملحق أن تدون إضافاتك واقتراحاتك. بإمكانك إضافة تعديلات على نسخة الملحق الخاصة بك. ولكن يفضل أن ترسلهم إلى PINA أيضاً بحيث يتمكن المدراء الآخرون من الاستفادة من أفكارك وخبراتك (راجع المقدمة).

 

كيف أستطيع أن أكون مدرباً ناجحاً لفريق العمل لدي:

 

يحبذ معظم المراسلون أن يحظوا ببعض التوجيه. حيث أن عمل المراسل الصحفي هو عمل صعب لأن معظم المراسلين – حتى ذوي الخبرة منهم – يصلون أحياناً إلى حائط مسدود. وهنا يأتي جزءُ من مسؤوليتك كمدير وهو أن تمد لهم يد العون. ولكن للأسف هناك العديد من المدراء لا يقومون بهذا الجزء المهم من مسؤولياتهم.

 

بعض طرق الإدارة تعتمد على حجم فريق العمل لديك ومع ذلك فإن المبادئ الأولية لتوجيه موظفيك تبقى نفسها في كل زمان ومكان.

 

1-    الالتزام: إذا أدرت من فريق عملك أن يتقدم بأدائه يجب عليك أن تلتزم أمام نفسك بمساعدتهم. ويجب أيضاً أن تؤمن بقدرتهم على التطور. ويجب أن تقرر أن تبذل كل ما بوسعك ليتحقق هذا التقدم مهما كلف الأمر. حالما تتخذ هذا القرار يجب أن تلتزم به ولا تيأس حتى حين تجد أن هذا التطور يحصل بمنسوب بطيء. يجب عليك أن تكون صبوراً وملتزماًَ لأن ثمار عملك ستحصل عليها بمرور الوقت.

2-    تنظيم الوقت: يتذمر معظم المدراء من أنهم لا يملكون الوقت الكافي لتحسين أداء عمل أفراد فريقهم ولكن باستطاعتك دائماً خلق الوقت لتنجز الأشياء المهمة بالنسبة لك. ( راجع الفقرة المذكورة في الملحق بعنوان تنظيم الوقت ) ( وفقرة ما نأمله من المدراء ).

3-    الوعي الشخصي: يتضمن حديثنا عن الوعي الشخصي شقين اثنين: الأول هو أن تعرف نفسك – ما هي فكرتك عن العمل الذي تقوم به- نقاط القوة والضعف لديك. وما هي الأمور المهمة بالنسبة لك. أما الشق الثاني فهو أ، تدرك تلك الميزات نفسها ولكن هذه المرة بالنسبة لموظفيك. عليك أن تتعامل معهم بأناس وليس فقط كعمال. وأن تأخذ بعين الاعتبار فروقاتك الشخصية عندما تقوم بإدارتهم.

4-    كن مستمعاً جيداً: حين يصبح أحد ما مديراً فإنه في بعض الأحيان يفترض بأن لديه قدراً من الوعي والمعرفة يفوق هؤلاء الأشخاص الذين يشرف عليهم. ولكن الأمور تختلف كثيراً على أرض الواقع. لأن الناس يتغيرون بمرور الوقت وكذلك الأشياء من حولهم تتغير أيضاً. ولا أحد بإمكانه أن يدعي بأنه يعرف كل شيء. لهذا السبب أصغي دائماً إلى ما يحدثك به موظفوك سواء كانوا يحدثون عم مشاكلهم أو مخاوفهم أو حتى نقدهم. إذا أبقيت ذهنك منفتحاً إلى ما تسمعه منهم فإنك ربما ستتعلم منهم شيئاً قيماً يجعل منك مديراً أفضل. هذا يعني أن تسألهم بشكل جدي عما يفكرون به وليس فقط أن تقول لهم "بإمكانكم التحدث إلي في أي وقت" وتختبئ بعد ذلك داخل مكتبك.

5-    المتابعة والتكرار: أن تعطي وعداً ولا تلتزم به هو أمر أسوأ بكثير من أن لا تعطي وعداً على الإطلاق. لأن نكث الوعد يدمر ثقة فريق العمل ويضعف روحه المعنوية. إذا بدأت بعقد الاجتماعات الدورية مع موظفيك إذاً يجب عليك أن تستمر بذلك. حتى إذا لم تسر وقائع الاجتماع الأول بشكل جيد، قم بإيجاد الأجوبة الشافية لأسئلة الموظفين وقم أيضاً بتفسير الأمور المستعصية على فهمهم. إذا لم تستطع حل مشكلة معينة قاموا بطرحها أخبرهم بصراحة أنك لا تستطيع ذلك ووضح لهم سبب عدم قدرتك على حل هذه المشكلة. يجب عليك أيضاً أن تكرر الدروس والتعليمات إذا كنت ترغب بتجاوب والتزام عاليين من طرفهم. فعلى سبيل المثال إخبارك المراسل الصحفي لمرة واحدة فقط بضرورة استخدام جملاً قصيرة أثناء تقديم تقريره الصحفي ليس بالأمر الكافي حيث أن أغلب الطلاب على اختلاف الاختصاصات يحتاجون لتكرار المعلومات أمامهم أكثر من مرة كي يتذكروها.

 

كيف أدير وقتي بشكل أفضل:

 

يتضمن ملحق "أسس المراسلة" فصلاً عن إدارة وتنظيم الوقت بحيث يمكنك أن تطبقه على بعض تفاصيل عملك. إليك أيضاً بعض الطرق الأخرى المقترحة من خبراء في علم الإدارة لمساعدة المدراء على استغلال وقتهم على أكمل وجه.

 

1-    قم بتوزيع المسؤوليات: غالباً ما يظن المدراء بأنهم يجب أن ينجزوا ويطلعوا بأنفسهم على كل تفاصيل العمل ويشغلوا وقتهم وتفكيرهم بالتدقيق بالجزئيات. إذا فعلت ذلك سون لن يتسنى لك الوقت لتنظر للأمور نظرة شاملة عن بعد، الأمر الذي يعتبر السبب الحقيقي لوجودك هنا كمدير. أعط الأفراد الآخرين من فريق العمل لديك بعض المسؤوليات لبعض المهام المحددة. قد تتذمر قائلاً: "من الأسهل لي أن أقوم بذلك بنفسي" ولكن إن فعلت ذلك فإنك ستجعل فريقك يعتمد كلياً عليك على المدى الطويل، تماماً كالطفل الذي لم يتعلم القراءة لأن والداه يقرآن له كل شيء يحتاجه بصوت مرتفع.

2-    احتفظ بقوائم مفصلة: اجلس قليلاً واكتب أهدافك اليومية والأسبوعية والشهرية والسنوية. عليك أن تعمل بناءً على خطة طويلة الأمد كالخطة الخمسية على سبيل المثال وقسمها بعد ذلك إلى مراحل مؤقتة. لأنك حين تحدد بالضبط الوجهة التي تسير عليها سيكون الوصول إليها أسهل بكثير مما لو كنت تسير وأنت لا تعلم تماماً إلى أين ننجه تحديداً.

3-    احتفظ دائماً بوقت إضافي كافي للقيام بالأعمال الطارئة: حين تصنف شيئاً ما ضمن الأشياء المهمة يجب أن تخصص له وقتا كافياً لإنجازه ولتقوم بذلك عليك أن تدونه ضمن دفتر مواعيدك تماماً كما تدون مواعيد الغداء أو اجتماعات العمل. من الصعب عليك إهمال التفاصيل والالتزامات اليومية والمتعددة التي تأخذ منك وقتاً وتركيزاً كتصنيفك اليومي لأخبار صحيفة أو إذاعة بث. ولكي تكون فعالاً أكثر عليك أن تغلق باب مكتبك وتحصر تركيزك لإنجاز بعض الأمور الملحة أو الطارئة دون أن يطرق أحدهم باب مكتبك ويقاطعك لأي سبب كان.

4-    أعط وقتك الأفضل لأولوياتك العليا: معظم الناس لديهم وقت معين من اليوم تصل فيه طاقتهم الإنتاجية (بيولوجياً) إلى أقصى درجة. قد يكون هذا الوقت عند ساعات الصباح الأولى أو في وقت متأخر من الظهيرة أو بعد الغداء... استخدم هذا الوقت الأفضل خلال يوميك لإنجاز الأشياء الأكثر أهمية بالنسبة إليك والتي تحتاج منك لأقصى درجات التركيز.

 

كيف بإمكاني رفع الروح المعنوية لفريق العمل:

 

هذه القائمة من النصائح -المقدمة من المعهد الصحفي الأمريكي- إلى جعل موظفيك يقدرون عملهم بشكل أفضل. حيث أن الفريق ذو الروح المعنوية العالية هو الفريق الأكثر إنتاجية. ربما كانت بعض هذه الأفكار صعبة بالنسبة لك ولكن قم بمحاولتها رغم ذلك لأنها أساليب معروفة ومستخدمة من قبل مدراء ناجحين.

 

1-    حدد المسؤوليات: يجب على الأفراد أن يعرفوا تحديداً ماهية عملهم لكي يستطيعوا إنجازه على أكمل وجه. ينبغي أن يكون لديك نسخة كتابية تصف بها عمل كل فرد بحيث تحدد ما هي مسؤولياتهم. يجب أن يكون دور كل فرد في هذه المنظمة وتأثير هذا الدور على عمل باقي الأفراد واضحاً تماماً بالنسبة له وللجميع أيضاً. حين يكون هناك نسخة كتابية تحدد هذه الأمور فإنها ستحول دون أي سوء فهم قد يحدث.

2-    التوقعات والتقديرات الشخصية: إضافة لإطلاعهم بشكل عام عن ماهية عملهم يجب على أفراد الفريق أن يعرفوا تماماً ما هي الأمور التي نتطلع إليها مستقبلاً لتنجز من كل فرد فيهم. كأن يعلموا ما هي وجهة نظرك حول نقاط القوة والضعف لديهم وكيف يجب أن يطوروا أنفسهم وبعد ذلك كله دعهم يعرفوا كيف هم يبلون حالياً بالعمل.

3-    امدح العمل الجيد: يحب كل إنسان أن يسمع كلمة إطراء لكونه قد أنجز عمله بشكل جيد. تأكد دائماً من إخبار موظفيك عن أعمالهم الجيدة أحد المدراء يقول: "امدح على الأقل بقدر ما تنتقد" إن هذا الأمر يعزز العمل الجيد ويساعد على بناء الثقة.

4-    انتقد بشكل سري: احذر توبيخ أحد الأفراد علناً في غرفة الأخبار، إذا أخطأ أحدهم اصحبه على حدة أو اطلبه إلى مكتبك. سيشعر الشخص بخطئه دون الحاجة لإضافة الإذلال والتشهير العلني على الموقف.

5-    ابق أغلب الوقت على اتصال: إذا أقفلت على نفسك باب مكتبك كل الوقت أو لم تتواجد أصلاً سيستاء منك موظفوك وسيتساءلون عما إذا كان ما يشغلك عنهم هو أكثر أهمية منهم. أخبرهم عن أفكارك ومشاكلك وشاركهم مخططاتك. إنها إحدى الطرق لمشاركتهم بالمسؤولية مما يجعلهم يشعرون بأهميتهم كأشخاص محترفين.

6-    قدم المكافآت للأهداف المنجزة: لا ينبغي أن تكون المكافآت دائماً على شكل زيادة في الراتب، على الرغم من كونها وسيلة مهمة لتحفيز بعض الأشخاص. ممكن أن تكون مكافأتك على شكل يوم إجازة أو رسالة شكر أو مهمة خاصة أو دعوة لتناول الغداء.

7-    اهتم بمواهب الأفراد الخاصة: إذا كان لأحد الأفراد موهبة خاصة أو اهتمام ما استفد منه. ربما لدى أحدهم موهبة فنية لرسم الصور المتحركة ذات المغزى السياسي، أي مراسل يهتم بتحليل الشخصيات بإمكانه إعداد ملفات تحوي تفاصل عن شخصيات اعتبارية في المجتمع. وإذا كان أحدهم يحب الثرثرة بإمكانك الاستفادة منه كمذيع جيد.

8-    تصرف بشكل فوري: لا تؤجل اتخاذ القرارات لفترات طويلة خاصة إذا كنت تعلم مسبقاً أن الجواب سيكون "لا" إن قول هذه الكلمة لن يصبح أسهل إذا اخترت قولها بعد تأجيلها لفترة ما. إضافة إلى أن التأجيل قد يسبب استياء الآخرين منك.

9-    حاول الابتسام دائماً: قد يبدو هذا سخيفاً ولكن الابتسامة تجعل الناس يطمئنون ويشعرون أن الأمور تسير على ما يرام. ألا تفضل أن تعمل لدى شخص دائم الابتسام من أن تعمل لدى شخص دائم العبوس؟

 

كيف أستطيع خفض نسبة استقالة الموظفين:

 

تعاني العديد من غرف الأخبار في صحيفة المحيط الهادي من مشكلة استقالة أفرادها. أحياناً تصبح هذه المشكلة أكبر من إيجاد حل يساعد على حلها ولكن هناك بضعة أمور تساعد على إبقاء الموظفين يعملون لديك أطول فترة ممكنة:

 

1-التدريب: يعترف معظم الصحفيون بأنهم يحتاجون إلى التدريب، الأمر الذي يساعدهم على إنجاز عملهم بشكل أفضل ويشعرهم بالرضا تجاه ما يقومون به. ابذل أقصى ما يمكنك فعله لتؤمن لهم ذلك التدريب علماً بأنه ليس من الضروري أن يكون التدريب باهظ التكلفة. قد يكون برنامج تدريب محلي هو كل ما تحتاجه.

2- التوجيه: عندما ينظم مراسلون جدد إلى غرفة الأخبار التي تديرها أعرهم اهتماما خاصاً وأخبرهم بشكل واضح ما هي توقعاتك تجاههم. أعطهم دليلاً إرشادياً ليستخدموه وراقب عملهم عن كثب وقيمهم بشكل مكثف كل أسبوع إن أمكن وزودهم بنصائح وإرشادات يومية.

3- الفحوصات المنتظمة: التقييمات الكتابية هي إحدى الوسائل الناجحة للقيام بهذا الأمر. ولكن أعط الأفراد الوقت الكافي لتتحدث معهم بهذا الخصوص، وخاصة الأفراد الأفضل لديك الذين تحرص أن لا تخسرهم! اكتشف ما هو شعورهم حيال عملهم وشجعهم ليخبروك عن احتياجاتهم.

4- المكافآت: كل فرد ضمن الفريق ينبغي أن يكون لديه أهداف يسعى للوصول إليها. ويجب أن يكافأ عند تحقيقها. يجب أن يكون هناك نظام زيادة رواتب يعتمد على كل من الخبرة والجودة في العمل. (راجع فقرة روح الموظفين المعنوية) حتى المحاربون (بل خصوصاً المحاربون أحياناً) يحتاجون أن نخبرهم بأنهم يبلون بلاءً حسناً. من الممكن أن يشعروا بالملل والروتين أو أنه لم يبق ما هو جديد ليتعلموه. إياك أن تنسى أمرهم.

5- المقابلة النهائية: عندما يترك أحد الأفراد العمل رتب موعداً معه لإجراء مقابلة نهائية معه ربما سيتحدثون معك بصدق أكثر عن المشاكل التي جعلتهم يقررون المغادرة وربما هم قادرون على نصحك عن كيفية الحفاظ على الموظفين الآخرين.

 
التدريب:
 

كلمة تدريب هي مصطلح مأخوذ من الألعاب الرياضية ولكن يعني تماماً نفس المضمون حين استخدامه في العمل الصحفي. وهو العمل مع أفراد فريقك لبناء فريق أفضل. هناك نوعان للتدريب. تدريب عام وتدريب شخصي. يمكنك القيام بتدريب يفيد الكل أو البعض من أفراد الفريق وهو ما يدعى بالتدريب العام. أو يمكنك أيضاً القيام بتدريب الأفراد لبناء مهارات محددة لديهم، تماماً كما هو الحال مع الفرق الرياضية. الأفضل تقوم بكل من النوعين. فيما يلي نورد إليك 12 فكرة عملية. 6 أفكار لكل نوع من أنواع التدريب- لا تحاول استخدام أكثر من طريقة بآن معا - ابدأ بواحدة أو اثنتان على سبيل المثال ثم أدخل باقي الطرق تدريجياً.

 

التدريب العام:

 

·        النقد الروتيني: يجب على الصحفيين أن يعتادوا على أن ينتقدوا والانتقاد هنا هو أمر مختلف عن مجرد إخبار الشخص بأنه قد أخطأ. والنقد هنا يعني الإطلاع على تفاصيل خبر معين واستخلاص النقاط الجيدة والسيئة فيه. ربما تجد هذا يحث مع الأفراد بين بعضهم البعض إذا كانت لديهم الثقة الكافية بأنفسهم. دعهم ينقدون بعضهم بعضاً أو قم بذلك بنفسك ثم ألصق النتائج بمكان يستطيع الجميع رؤيته أو مرر نقداً كتابياً للأفراد نمرة بالأسبوع. ولكن أهم شيء تذكر أن تمدح تماماً بقدر ما تنتقد.

·        ورشات العمل الداخلية: مرة بالأسبوع أو مرة بالشهر أمض ساعة أو ساعتين مع فريق عملك في المناطق الأساسية والخاصة حيث دع الأشخاص يقترحون العناوين التي يرغبون بالعمل عليها. أحياناً قد يكون لديك ضيف متكلم – محامي مثلاً- ليتحدث عن المراسلة الصحفية في قاعات المحاكم. أو باحث محلي للتحدث عن علم البيئة. أحد مدراء لشركة مشهورة جعل أفراد فريقه يعقدون ورشتي عمل أسبوعياً حين يخرجون للقيام ببرامج تدريبية ميدانية خارج غرفة الأخبار وبذلك يتشاركون في كل ما يتعلمون.

·        الاجتماعات أو لقاءات الغداء مع الموظفين: قم بعقد اجتماعات منظمة مع موظفيك للتحدث عن مسار عمل الصحيفة ومناقشة المشاكل المستجدة وللإجابة عن أي سؤال يخطر لهم. ربما ترغب بعقد هذا الاجتماع على مائدة الغداء ليكون الجو العام ودياً أكثر أو في أي مكان آخر خارج المكتب.

·        الكتيبات: ينبغي أن يكون لديك مكتبة صحفية لمساعدة أفراد فريقك فقط تأكد من أنك تعرف الكتاب الموجود لدى كل فرد واسألهم عن الأـمور المفيدة التي يتعلمونها منه إضافة إلى ذلك بإمكانك أن تجمع خبراتك ونصائحك في كتاب خاص تقدمه لفريقك. ليس من الضروري لهذا الكتاب أن يكون مشروعاً ضخماً. دون ملاحظات معينة من حاسوبك حول نصائح وإرشادات ليتبعونها عند المراسلة أو التحرير وأمور أخرى ينبغي عليهم تجنبها، أو نصائح ومعلومات محلية ومراجع ثم اطلب من الجميع المشاركة.

·        تدوين الملاحظات: إذا لاحظت عبارة تتكرر باستمرار في خبر ما، اكتب تعليقاً حول هذه العبارة ثم الصقه على الجدار في غرفة الأخبار. هذه الطريقة أثبتت فعالية أكثر من التحدث للأفراد كل على حدة بحيث يستطيع كل شخص أن يقرأها وقت اللزوم.

·        أمثلة مأخوذة من وسائل إعلام أخرى: لا يوجد أي سبب يمنع من استخدام أخبار من وسائل الإعلام الأخرى من أجل تحفيز الجانب الإبداعي لدى الأفراد. قم بقص تلك الأخبار والصقها على الجدار أو قم بتشغيل أشرطة مسجلة عن أخبار إذاعية أو تلفزيونية واعرضها باجتماعات الموظفين الدورية.

 

التدريب الشخصي:

 

1-    ملاحظات وتعليقات: غالباً ما يتجاهل المدراء هذه الطريقة السريعة والبسيط و بالتدريب. احتفظ بدفتر ملاحظات صغير على مكتبك واكتب بعض الملاحظات الصغيرة والسريعة للأفراد عن عملهم أثناء استماعك للأخبار الإذاعية أو قراءتك للجريدة. قد تكون هذه الملاحظات عبارة عن جملة واحدة مثل" تعليق جيد من الشرطي حول الجريمة" أو "لا تنسى متابعة مشروع البناء هذا في الشهر القادم". بإمكانك أيضاً أن تفعل ذلك أثناء دخولك غرفة الأخبار. دع كل شخص يعلك بأنك تهتم وتتابع عمله.

2-    نصائح اجتماع الأخبار: إذا كان لديك اجتماع صباحي لتوزيع المهام تأكد من تضمين بعض النصائح حول كيفية معالجة الخبر. أعط اقتراحاتك لاستخدامها عند الاتصال بالناس وأسئلة ليسألوها واطلب من الأفراد الآخرين أن يقدموا اقتراحاتهم أيضاً.

3-    المراقبة عن كثب: حين تعمل على إعداد قصة للنشر دع المراسل يجلس بجانبك ويراقب. وضح الأسباب في حال قمت بأي تغييرات وشجعهم ليسألوا. العديد من المراسلين يكسبون أفضل خبراتهم بهذه الطريقة.

4-    التشريفات والجوائز: المديح الرسمي هو إحدى الطرق للاعتراف بجودة العمل. قد ترغب بالحصول على جوائزك الخاصة. بإمكانك أيضاً بالقيام بالتشريفات غير الرسمية كأن تدخل فيها بعضاً من المرح مثلاً بإمكانك أن تدخل صباحاً وأنت تحمل سلة صغيرة مكتوب عليها "صيد اليوم" مررها على أعضاء الفريق لاختيار التقديم الأفضل أو لكشف الخبر أو الفكرة التي ورد فيها أي خطأ أثناء التحرير حيث يتم جمع تلك الأشياء في سلة الصيد هذه.

5-    نظام الثنائي: هذا التعبير الأمريكي يعني أن تقسم موظفيك إلى مجموعات يتضمن كل منها ثنائي ليساعدوا بعضهم البعض. يتم ذلك غالباً بجمع مراسل مخضرم ليعمل مع مراسل جديد، ولكن قد يحوي الثنائي أحياناً مراسلان مخضرمان بإمكانهما نقد ودعم بعضهما البعض، كونهما سيطرحان المشاكل ويعالجونها كنظراء متساويي الخبرة. بإمكانك أيضاً القيام بتدريب متقاطع أي أن تجمع مصوراً مع مراسل أو محرر بيانات مع معلق رياضي. الغاية هنا هي أن يتبادلوا ويستفيدوا من خبراتهم بحيث يحسنوا أداء بعضهم البعض.

6-    التقييمات: وهي نظام متابعة وإشراف كتابي يجب أن يطبق على أسس منتظمة. ليس من الضروري أن يتم بصورة طويلة ومعقدة، حتى أن صفحة واحدة يمكن أن تؤدي الغرض المطلوب.

 
التقييمات:
 

ربما تظن أن موظفيك يدركون ما تتوقعه منهم والأمور التي ينبغي عليهم العمل عليها ولكن إن سألتهم لربما ستصاب بالدهشة. غالباً لا يدرك أفراد الفريق ما هي الأمور المطلوبة منهم تماماً من قبل مشرفيهم.

 

التقييم الكتابي هو أداة لقياس مستوى التطور وقد أنشأت خصيصاً لمساعدتك ومساعدة الموظفين لديك على حد سواء. وهو أداة لتذكير الموظفين المخضرمين أنه هناك دائماً شيء جديد ليتعلموه. وأن كل شخص باستطاعته التطور إذا أراد ذلك.

 

فيما يلي أورد لكم تعليمات لتتتبعوها إضافة إلى عينة تقييم:

1-    استخدم تعريفات واضحة للأمور التي سيتم تقييمهم على أساسها: المبادئ التي ستقوم بالتقييم على أساسها يجب أن تكون محددة بوضوح وليست مفاهيم عامة. لا تستخدم على سبيل المثال عبارة "مهارات المراسلة" بل استخدم "عادات العمل العامة". قم بتقسيمها إلى فقرات ثانوية " الدقة- القواعد النحوية – المصادر المتطورة".

2-    قم بقياس الأداء مقارنة مع المعيار: هذا يعني وضع أهداف محددة إذا كان المراسل يتجاوز الموعد النهائي المحدد كل يوم ضع له هدفاً بالتسليم ضمتن الموعد المحدد مرة كل ثلاثة أيام أو إذا كان المراسلون عادة يتأخرون عن دوامهم الصباحي لساعة واحدة ضع الهدف بحيث لا يتجاوز التأخير النصف ساعة. حدد مدة معينة من الوقت كهدف ليتم تحقيقها، مثلاً اجعل هذه المدة شهراً واحداً، وبنهاية الشهر راقب مستوى التقدم، حين يحققون الهدف أكتب ملاحظة حول ذلك ثم امدحهم لإنجازهم هذا وضع هدفاً أعلى للشهر التالي.

3-    استخدم قوائم التدقيق بالإضافة إلى التعليقات والأمثلة المفتوحة: باستطاعتك استخدام قائمة للتدقيق بتفاصيل المهارات المطلوبة ولكن اترك مكاناً للملاحظات العامة والأمثلة التفصيلية إضافة للاقتراحات المقدمة لتحسين مستوى العمل. إذا كانت المهارة المطروحة للتدقيق " تطوير المهارات" على سبيل المثال فبإمكانك أن تؤشر عليها بعلامة (جيد) ثم تضيف: (لقد تحسنت في هذه الناحية حيث أن جهودك للتعريف بضباط الشرطة ظهرت بأفضل حالاتها حين حصلت على تفاصيل سرقة Morris Hedstrom قبل أن تفعل المنافسة ذلك. ولكن يجب أن تركز على التنسيق مع كاتب المحاكم بشكل أفضل. سأعيرك دليلاً يتحدث عن المراسلة يتضمن فقرة تفيدك كثيرا في هذا المجال وتحدث إلى صديق الكاتب جون في وزارة العدل.

4-    دعهم يقيموا عملك أيضاً: إذا تقبلت فكرة أنك لست إنساناً كاملاً يجب عليك أن ترغب بسماع ما يقوله الأفراد الآخرين عنك. إذا كانت تربطك بفريقك علاقة حيدة عندها بإمكانك بكل بساطة تضيف إلى العينة التي ستستخدمها لتقييمهم فقرة ليقترحوا بها طرقاً بإمكانك استخدامها لتحسن نفسك كمدير لهم. ولكن في أغلب الغرف الإخبارية يجد الأفراد أن أفضل طريقة لتطبيق ذلك هي جعل الاقتراحات تكتب بدون ذكر اسم الشخص الذي اقترحها. لذلك أنشئ ملف في الحاسوب أو صندوق اقتراحات حيث بإمكان الأفراد تقديم ملاحظاتهم بشكل سري عنك كمدير لهم ورأيهم عن واقع سير العمل في غرفة الأخبار بشكل عام، ولكن إياك أن تنقم على أحد الأفراد بسبب نقده لك!

5-    تابع شؤون الأفراد بانتظام: من السهل فقدان المسار الذي سرت عليه ووصلت إليه مع كل موظف لهذا السبب تطبق عملية التقييم بشكل كتابي. احتفظ بملف لكل شخص واستخدمه لحفظ الأمثلة عن أدائهم ولكتابة ملاحظات عن الأمور التي فعلوها والأمور التي لم يفعلوها أيضاً ونظم جدول مواعيد دوري لتجتمع مع الأفراد وتتابع مسار تطورهم استنادا للمعلومات المذكورة ضمن الملف.