انتقل من العشوائية إلى المنهجية مع برنامج إكسيل

ماذا سيتبادر إلى ذهنك إن تعرفت على صحفي يعتمد على برنامج Excel لإنجاز مهامه الصحفية؟ لعل الحسابات المعقدة والببيانات والتحليلات المرعبة هي أول ما سيسيطر على تفكيرك، ولعلك ستسارع بنصحه لترك هذا البرنامج والتفكير في أداة أبسط وأسرع لإنجاز مهامه الصحفية.

ولكن، ماذا لو أخبرك هذا الصحفي أن برنامج Excel هو أداة بسيطة تسهّل عليك توثيق كل ما تتوصل إليه خلال بحثك عن المعلومات وتساعدك بتوفير الكثير من الوقت.

وهذا ما سيرشدنا إليه خبير تطبيقات وبرامج الحاسوب من مصر، المدرب محمد مصطفى السيد في المؤتمر السنوي السادس لشبكة إعلاميون من أجل صحافة استقصائية عربية "أريج" الذي أقيمت فعالياته في مطلع كانون الأول/ ديسمبر من العام 2013 في العاصمة الأردنية عمّان.

حملت ورشة العمل عنوان "توظيف إكسيل لبناء ملفات رقمية تساعد الصحفي على تنظيم بيانات قصته الاستقصائية وتبويبها". إن هذا البرنامج ليس مخيفاً كما يظن البعض، بحيث كشف السيد عن أسراره مشيراً إلى أنه ليس بالضرورة أن يكون الصحفي خبيراً به، وإنما عليه أن يتعرّف على بعض أدواته التي من شأنها تسهيل عمله الصحفي والمساعدة في إنجاز تقارير وتحقيقات أكثر علمية وتوثيقاً.

يخصّ السيد بشرحه الصحفيين الاستقصائيين، فيؤكد عليهم بأن برنامج Excel هو جزء لا يتجزأ من عملية توظيف الكمبيوتر في العمل الصحفي الذي بات يلجأ إليه صحفيو الاستقصاء، فلا يكاد يخلو أي تحقيق استقصائي من استخدام هذا البرنامج أو برنامج مشابه له لتحليل المعلومات والأرقام والحصول على نتائج واضحة وصحيحة.

منعاً لحدوث أي فوضى

يبدأ السيد بشرح ورقات العمل في Excel والتي تسمى الواحدة منها Sheet وهي مكونة من أعمدة وصفوف، ويقول إن هذه الصفحات تساعد بفصل المعلومات عن بعضها البعض حتى لا يحدث أي إرباك للصحفي خلال عمله. حيث يستطيع الصحفي تقسيم مادته الصحفية إلى عدة فروع، ووضع كل منها في Sheet محددة، ثم تسمية الـ Sheet بالاسم الذي يتناسب ومحتواها، وتعليمها بلون يميّزها، كما بالإمكان تبديل مكانها، فبدلاً من أن تكون الثالثة من حيث الترتيب، يستطيع جعلها الأولى.

ضبط المسافة في خلايا العمود الواحد

كل "Sheet" تحتوي على جدول يضم أعمدة (A, B, C…) وصفوف (1, 2, 3…)، وتقاطع العمود بالصف يكوّن خلية (A1, A2, A3…)، وفي كل خلية معلومة مسجلة أو رقم، وفي بعض الأحيان، يختلف حجم الخلايا في العمود الواحد بسبب تفاوت أحجام المعلومات المدخّلة.

وللتخلص من هذه الإشكالية، ضع سهم الفأرة على بداية العمود المراد ضبط خلاياه، مثلاً على (A, B, C…) ثم انقر ليتم تحديد العمود، ومن ثم ضع السهم على الخط الفاصل بين العمود والعمود المجاور له، ولنفترض أنه بين العمود (A وB) فيتغير شكل المؤشر وحينها انقر بنقرة مزدوجة، ستساعد هذه النقرة بضبط ومساواة خلايا العمود الواحد لتصبح بحجم أكبر خلية.

يمكن استخدام هذه الطريقة في حال كان المحتوى كلمات أو أرقام، وفي حالة الأرقام، إن لم يتم تنفيذ هذه العملية، فقد تظهر علامة (#) وهذا يعني أن الرقم طويل جداً، وأنه يجب إعادة ضبط مساحة خليته.

أين يذهب الصفر؟

كثيراً ما يشعر الصحفيون بالحيرة عند تسجيل أرقام الهواتف في برنامج Excel، فالصفر دائماً يختفي من الأرقام التي تبدأ به، ويفسر ذلك السيد بأن هذا البرنامج ذكي جداً، فهو يتعرف تلقائياً على نوع البيانات المدخلة ويعي أنه لا يوجد أرقام تبدأ بصفر، الأمر الذي يجعله يحذف الصفر. ويخبرنا السيد عن حيلتين يمكن اتباعهما في حالات كهذه:

• وضع مسافات بين الأرقام، مثلاً (XX XXXX XXX)

• جعل تنسيق الخلية نصياً وليس رقمياً، بوضع السهم على الخلية أو العمود بالكامل، ونقر الزر الأيمن للفأرة واختيار Format Cells ثم اختيار Text من ضمن قائمة طويلة. ثم تستطيع كتابة الرقم الذي تريده، لكن، ستظهر لك علامة خضراء في زاوية الخلية العليا من اليمين، تنبّهك على أنها غير مسؤولة عن حساب هذه الأرقام لأن إدخالها لم يتم بالطريقة المعتادة.

خلال جمع البيانات

ومضات يشير إليها السيد لتتنبه إليها خلال جمعك للبيانات على برنامج إكسل:

جدول وهمي: لا تعتمد على الخطوط الموجودة في برنامج Excel، فجميعها وهمية، إن أردت وضع بياناتك مجموعة في جدول، فقم بعمل جدول خاص لذلك.

أرقام تسلسلية: لا تثق بالأرقام الظاهرة في برنامج Excel فهي خاصة بعدد الصفوف وليس بما تكتبه أنت. للحصول على قائمة متسلسلة من الأرقام، تبدأ مثلاً بـ 1 وتنتهي بـ 10 أو العكس، أو لو أردت أن يكون هنالك فارق متسلسل بين الرقم والرقم الذي يليه، مثلاً (1، 4، 7، 10..)، فما عليك سوى كتابة أول رقمين، ومن ثم تحديدهما والاستمرار بالسحب حتى تصل إلى الرقم الذي تريده، هكذا تحصل على أرقام متسلسلة خاصة بك لا بالبرنامج.

للحساب: تأكد دائماً عند إجراء العمليات الحسابية في Excel أن تبدأ بإشارة (=) ثم وضع أسماء الخلايا، مثلاً، تكتب في خلية جديدة (=A1+A2) ثم تنقر على زر Enter.

نصائح للصحفيين الاستقصائيين

يوجه السيد للصحفيين الاستقصائيين هذه النصائح للحصول على تحقيق علمي، منظّم وموثّق:

1- إنشاء ملف باسم التحقيق ولنفترض أن اسمه (الملف الأول).

2- إنشاء برنامج Excel مجهّز لتدوين أدق البيانات المتعلقة بالتحقيق ووضعه داخل الملف الأول، وتجدون نموذجاً له (ملف أريج الرقمي-إكسل)على الموقع الرئيسي لشبكة إعلاميون من أجل صحافة استقصائية عربية "أريج".

3- إنشاء ملف آخر ووضعه داخل الملف الأول أيضاً، وتسميته Media على سبيل المثال، وملئه بكل ما له علاقة بالتحقيق، من تسجيلات صوتية، فيديو، صور، وثائق ومواد مكتوبة، وغير ذلك.

4- في نموذج Excel الذي تسجل عليه كل مجريات التحقيق، يتم كتابة تفاصيل عن فيديو، أو صورة أو نص معين، ومن ثم كتابة كلمة (مشاهدة) وتحويلها إلى Hyperlink وتحديد ما تريد ظهوره من ملف Media.

ستسهّل هذه الخطوات على الصحفيين جلب المعلومات وعرضها في الوقت المناسب، كما ستساعدهم على تنظيم أفكارهم وترتيبها، خاصة أن تحقيقاتهم تستغرق منهم وقتاً طويلاً يمتد لشهور، قد ينسوَن خلالها الكثير من التفاصيل.

والآن، يمكنك كصحفي، استبدال دفترك وهاتفك الخلوي وحتى برنامج Word ببرنامج Excel لتخزين أرقام مصادرك وآخر المستجدات والملاحظات حول تقريرك أو تحقيقك الاستقصائي، لتعود إليها فيما بعد بكل سهولة ومن دون تكبّد العناء.

الصورة من تصوير مروة العقاد أثناء حضور مؤتمر أريج.