أساسيات في الإدارة

بواسطةijnet_admin
Jun 27, 2008 في المبادرات الاعلامية

إليكم بعض العقائد الأساسية في الإدارة كما تمت ممارستها في قسم التحرير في صحيفة الديلي برس. بأية حال هذه القائمة كاملة أو تشمل كل شيء لكنها سوف تؤمّن تلميحات أساسية كافية لتجعلك تتخطى تقريباً كل شيء سوف تواجهه كمدير. و إذا لم تجد شيئاَ يساعدك هنا أرجع إلى تحكيم فطرتك التي سوف تسود في كل شيء.

 استخدم الفريق

يوجد الكثير من العقول في العمل هنا يمكنها مساعدتك على جعل الأشياء السيئة تبدو جيدة أو جعل الشيء الجيد يبدو أفضل.استعطي الأفكار من مساعديك و من محررين آخرين, هناك الكثير من الإبداع حولك, ما نفعله يمكن أن يؤثر على الكثير من الناس- الفئة المهتمة بالأخبار, و على أقسام أخرى في الجريدة, و على قرائنا. هذا يساعد على مناقشة قضية ما و هكذا نحصل على فرصة للتفكير في تشعباتها و التوصل إلى أفضل حل.

 أصغ إلى غريزتك

هناك فتاة صغيرة بداخلك تلوح براية, أصغ إليها. إن همست بفكرة ما فمن المحتمل أن تكون هذه الفكرة جيدة. سوف تغضب من نفسك إذا لم تصغ إليها في الوقت الذي أصغى فيه إليها شخص آخر. إذا كانت الراية حمراء انتبه إلى التحذير, إذا أزعجك شيء ما,أطعه, تساءل عنه, و لاحظ الأمر. من الممكن أن تكون الراية الحمراء إنذار خاطئاً, و لكن من الممكن أن لا تكون.

 نحن نصحح أخطاءنا، كل أخطائنا.

عندما ننشر شيئاً خاطئاً فإننا نريد أن نعترف بذلك و نصحح الخطأ. نحن نتمرن دوماً على التصحيح العدواني للأخطاء الواقعية حتى لو لم تكن نتيجة الخطأ شديدة السوء, و نحن نصحح الأخطاء حتى لو لم يتذمر أحد. حتى لو لم يكن هناك سبب آخر فإننا نريد لقرائنا أن يعلموا أننا نعلن أننا ارتكبا الأخطاء. نحن نتمرن دوماً على معرفة كيفية ارتكاب الخطأ لكي نتمكن من منع تكراره و من اتخاذ إجراء سريع.

شيء هام: أدخل الشخص الذي قام بالخطأ في الموضوع لكي يتعلم من خطئه, فلا أحد يحب الأخطاء و لا أحد يحب التصحيح, لكن استخدامهم كطريقة للتعليم ينقذ القيم العظيمة من الضرّاء.

كيف يمكن جعل شعور رب العمل أفضل حيال التصحيح : جهّز التصحيح قبل أن يطلبه أحد و اعلم بدقة كيف حصل الخطأ.

كيف يمكن أن تغضب رب العمل لدرجة الجنون(ممّا يسفر عن نتائج سيئة): ارتكب خطأً بالتصحيح.

 

أنت تملك ما تفعل

عندما يحدث شيء هام تأكد من وجود ورقة في ملف الطرف المسؤول حيث تعمل لمصلحة الأشياء الجيدة ربما أكثر من الأشياء السيئة فملف تقييم الموظف يجب أن يكون مليئاً بملاحظات حول نجاحاتنا المتعددة.

إذا كانت المسألة السيئة شديدة الخطورة تأكد من وجود المستند المناسب في ملف وبين أيدي الموظفين المسيئين. قبل أن تفعل ذلك, راجع قانون اتخاذ القرارات الكبيرة لوحدك.

المشرف الجيد هو بطيء بأخذ الثناء و سريع بأخذ اللوم.عندما توزع الأشياء الجيدة,حوّل ما بوسعك لكادرك, و عندما يأتي دور الأشياء السيئة احرص على أن تحول بينها و بين كادرك فلاحقاً يمكنك تمريرها بشكل مناسب و بنّاء, و بالتالي سوف يشكرك و يحترمك الناس الذين تعمل معهم.

 

ولكن افعل شيئاً

يجب ألّا تدع الخوف من ارتكاب الأخطاء يجمدك و من يعمل معك فأن تجرب شيئاً خير من ألّا تجرب أبداً. حتى لو حصل خطأ, فإنك تكون قد تعلمت شيئاً على الأقل, لكن افعل مع نفسك معروفاً: لا تجرب ذلك للمرة الأولى في موقف لا يمكنك النجاة منه فذلك أشبه بالغطس في مياه غير مألوفة و من الممكن أن تكون ضحلة للغاية.

 

لا داعٍ للاستغراب فنحن نتواصل

أخبر مديرك, أخبر زملاءك, أخبر كادرك. و إذا لم تستطع إيجاد مديرك أخبر مدير مديرك. فقاعدة عدم الاستغراب تدع مديرك يعلم أنك على اطلاع على المشكلة,أنّ اهتمامك كان كافياً لدرجة أنك أطلقت إنذاراً و أنّك تبحث عن حلّ. إبقاء كادرك على اطلاع يسمح لهم بطرح الأفكار و الحلول للتحديات التي نواجهها سوياً. و بينما تنشر المعلومات بين الناس اللذين يعملون لديك لا تلقِ باللوم على ذوي المراتب العليا ولا تنحط إلى مستوى " قالت جين..." أو " قال جاك...", لأنك عندما تفعل ذلك فإنك تتنازل عن سلطتك لتصبح مجرد ساعٍ. أجعل الرسالة تخصك وحدك و عندما يقتضي ذلك التكلم أو حتى النقاش حولها مع مديرك فافعل ذلك, ولكن بعد انتهاء المناقشة اعتنق الفكرة و كأنك أدركتها بنفسك حتى و لو لم تكن تلك الطريقة التي تتبعها تماماً.

أسوأ الأشياء التي يمكن أن تحصل لك : عندما يسمع مديرك عن مشكلة في قسمك من شخص آخر غيرك. عندما يخسر كادرك شيئاً هاماً بسبب فشلك في إخبارهم عنه. عندما تعلم مديرتك بقضيةٍ كبيرة و بشعة عندما تقرؤها في الصحيفة.

 

أدلِ بتقييمك

إذا كان بإمكانك قول الأشياء الجميلة فافعل ذلك, وكلما فصّلت أكثر كلما كان ذلك أفضل (تلك " الأعمال الجيدة " العامة لها طوق زائف.) إذا لم يكن بإمكانك قول شيءٍ جيد فقل شيئاً بنّاء. وبتقرير تلو الآخر عن وضع غرف مطالعة الصحف يشكو المراسلون الصحفيون و المدققون أنهم لا يتلقون تقارير تقييميه كافية. أسعدهم و ساعدهم على البروز.

 

لا تفترض

عندما تشك, أسأل فإن عدم المعرفة ليس عذراً. لديك مصادر هائلة تحت تصرفك : الكثير من الزملاء مكتبات مجهزة بشكل جيد, شركة اتصالات هامة. النتيجة العكسية : لا تسأل المحرر عن مكان الحمام و لا تدع كادرك يفعل هذا أيضاً. كُن واسع الحيلة قبل أن تسأل سؤال غبياً تستطيع اكتشاف إجابته بنفسك بسهولة.

 

ليس له معنى, من المحتمل أنه غير صحيح

تميل القواعد و المراسيم إلى جمع الأشياء المتشابهة في مكان واحد كما أنها تميل إلى خسارة كمية كبيرة من الفكرة الأصلية عند ترجمتها إلى النسخة المنحوتة و المنمقة. إذا واجهتك فكرة تبدو غبية فاستفسر عنها, فإن بعض هذه الأشياء تنبع من مصادر زائفة و بعضها يمرر بشكل سيء من يد إلى أخرى و إذا كان هناك شيء " اعتدنا دائماً على فعله بتلك الطريقة " فربما حان الوقت للتغيير. كُن مبتكراً.

 

ربما يكون هناك موهبة صاعدة

نحن نشجع المواهب الصاعدة و ذلك يتطلب عناية و اهتمام المشرف. كُن معلماً. كُن ناصحاً. و يمكنك أن تتوقع الشيء نفسه من مديرك. اجعل الحكمة ملكك و مررها للآخرين.

 

إن لم تطلب الشيء فمن الممكن ألّا تحصل عليه

لا تنتظر حدوث الأشياء بل اجعلها تحدث. لا تفترض أن مراسليك سوف يعرفون الطريقة الأفضل للتعامل مع القصة؛ دربهم على ذلك, اسبر وجهات النظر, ساعد على استثارة بعض الأفكار. لا تفترض أن لدى المصور أفكار مستوحاة بخصوص الصورة, شاركه أفكارك الخاصة. إذا كنت تظن أن شيئاً ما سيحسن الجريدة فاطلبه.

 

أصلح الأشياء المكسورة

نحن نتمرن على محاولة جعل الأشياء صحيحة و إذا كان ذلك يعني إعادة مهمة التصوير, تمزيق صفحة أو إعادة كتابة قصة فافعل ذلك. لا تدع الذرائع تقف في طريق تميزك. و إذا كانت لديك أية فكرة – لغرفة تحضير الأخبار أو لأي مكانٍ آخر – تقاسمها مع الآخرين.

 

استخدم الحقائق

إذا كانت لديك قضية معينة ابحثها وفقاً لبيانات مبنية على الملاحظة و الاختبار و ليس على الافتراض والحكايا, و إذا كنت لا تعرف فقل ذلك ثم حاول الاكتشاف.

 

استخدم حكمك الخاص

لا نستطيع تأليف قواعد لكل شيء و إذا أردنا العمل هنا فإنك لن تفعل و هكذا يتوجب عليك أحياناً اتخاذ القرارات بدون أن تكون مرتبطاً بشبكة. فكر بالأمر, و اسأل عنه و ادرسه ثم افعل شيئاً. إنك هنا لأن أحدهم لديه درجة معقولة من الإيمان بقدرتك على التفكير و على الحكم. كُن كالحارس فعندما تفكر بما كنت تفعل و عندما تقوم بفعل الأشياء لأنك تعتقد أنها صائبة وملائمة بعد التفكير بها فإنك ستجد كثيراً من الناس ليدعموك. ربما هؤلاء الناس التكلم عن أو مناقشة قراراتك لكنهم سيدافعون عنها في النهاية. ومن جهةٍ أخرى فإنك سوف تجد أنّ الخطأ في إصدار الأحكام يكون وحيد المصدر.

في كل المسائل التي تحتاج إلى الحكم أشر إلى قواعد استخدام الفريق, اتخاذ القرارات الفردية, التواصل و طرح الأسئلة الذكية.

 

اعمل بالقاعدة الذهبية

أن تكون عادلاً هو أسمى من كل شيء آخر. عامل من في عهدتك بنفس الطريقة التي تريد أن يعاملك بها مديرك. ضع نفسك مكانهم و تساءل فيما إذا كنت تريد أن تعامل بتلك الطريقة.

 

من المفترض أن يكون ذلك ممتعاً

حافظ على حسّ الفكاهة حولك و اجعل العمل متعة للناس اللذين تعمل معهم. ذلك لا يعني أنه من غير الممكن أن تكون متطلباً, بالحقيقة إن العمل الجيد يجلب معه مكافآته و هذا يستوجب حقاً معرفتك بأن العمل شيء أكبر من كونه طريقة لكسب العيش و بأننا كلنا موجودون هنا لأننا نريد أن نكون لا لأننا مجبرون على فعل ذلك.